甲公司是一家從事對外貿易的企業．半年前與海外某乙公司達成買賣服裝的意向．為方便快捷．雙方一直采用電子郵件商定協議條款，甲乙雙方就相關條款達成一致意見后由甲將簽字蓋章的合同掃描作為附件發送給乙．乙在收到郵件后將合同打印．也采取簽字蓋章掃描的方式將合同發送給甲。

　　后來乙公司因經營不善．無法支付貨款。甲此時需要提供證據證明合同存在并真實有效。但甲公司業務員陳某一直使用Outlook軟件來收發郵件．而對0udook軟件中的電子郵件辦理保全證據公證效力較低。實踐中．公司業務人員除了將電子郵件下載到本地導致郵件證據效力降低之外．還會出現由于人員流動導致的郵件遺失．這樣企業可能毫無有利證據證明當時簽訂合同的相關情況針對以上問題．上海市徐匯公證處創造性地推出了與電子郵件保全證據公證服務相匹配的一套電子郵件數據保管服務：由公證處提供郵箱賬號，當事人在使用公證郵箱時可以實時完整地將郵件數據保存固定在公證處的“數據保管箱”中以備13后作為證據使用。

　　一、公證機構是否可以開展數據保管服務?

　　電子郵件保管箱與傳統的公證事務“保管文書”相類似。區別僅僅在于信息內容的載體發生了變革。文書的載體是傳統的紙張．而電子郵件保管箱保管的信息是電子數據，是存儲在磁盤上的磁記錄。《公證法》第12條規定：“根據自然人、法人或者其他組織的申請。公證機構可以辦理下列事務：(一)法律、行政法規規定由公證機構登記的事務；(二)提存；(三)保管遺囑、遺產或者其他與公證事項有關的財產、物品、文書；(四)與公證事項有關的法律事務文書；(五)提供公證法律咨詢。”隨著網絡信息技術的不斷發展．許多原先必須在紙質文書上完成的行為都可以很方便的在網絡計算機上實現．這樣保管電子數據就成為一種必然。

　　二、電子郵件保管箱的優勢

　　訴訟中的各種證據魚龍混雜、真假難辨．是保全證據公證呈現崛起之勢的根本原因。經過其公證的證據效力具有優先性．即公證證明一旦作為認定事實證據就排除了其他證據的地位，這在《民事訴訟法》、《公證法》及最高法院相關解釋中有明確規定。

　　同時。《上海市高級人民法院關于數據電文證據若干問題的解答》第6條規定了電子郵件在法庭上出示的方式．即“舉證一方應提供郵件的來源．包括發件人、收件人及郵件提供人，上述人員與案件當事人的關系。郵件的生成、接收時間及郵件內容。庭審出示證據時。若雙方均無異議，可直接出示郵件紙質件：

　　否則．應在計算機上當庭演示．并下載打印成紙質件。若對電子郵件已作公證的，可不當庭演示郵件．而直接將公證文書作為證據出示 ”

　　雖然公證證明的證據具有較強的證據效力．但司法審判實踐中有的法院并未采納電子郵件公證證據。公證證據未被采納的原因不一而足．但其中一個重要的原因是郵件公證證據并未證明郵件內容的客觀真實性。目前公證實踐中．電子郵件保全證據整個過程由當事人自行完成．公證員僅對當事人的操作過程及內容進行證明。《辦理保全證據公證的指導意見(修訂)》第3條規定：“保全證據公證的種類：(一)對書證的保全；(二)對物證的保全；(三)對視聽資料的保全：(四)對證人證言、當事人陳述的保全；(五)對行為過程和事實的保全 ”這種電子郵件保全證據公證的種類屬于以上規定第五項．公證的對象是申請人操作電腦的行為．保存到磁盤、打印出來的郵件頁面只不過是行為的結果．公證僅僅證明操作行為過程 這樣的公證明顯不符合當事人申請公證時對電子郵件本身存在的事實及郵件內容真實性予以證明的初衷 申請人要求公證證明的對象是技術性很強的、客觀的、物理上的物—— 電子郵件，而實踐中公證證明的僅僅局限于當事人操作計算機訪問、打印電子郵件的行為過程。

　　針對上述矛盾．當事人可以對電子郵件進行事前公證或稱預防性公證 當事人如果能夠在糾紛產生之前及時主動地針對電子郵件發送的內容、時間等進行公證．則可使公證人員能夠客觀有效地對電子郵件的真實性進行鑒別和認證．進而可以極大地避免事后當事人對電子郵件真實性的質疑．有效快捷地解決糾紛上海徐匯公證處創新推出的電子郵件保管箱無疑是解決上述矛盾的一把利器 當事人申請使用由公證處提供的郵箱．在使用郵箱收發郵件時，電子郵件數據將會實時地、完整地保存固定在公證處的“數據保管箱”中．以備當事人日后作為證據使用。針對使用公證郵箱的當事人．公證人員就能對郵件的原始客觀性進行甄別．從而出具證明對象為電子郵件本身存在及內容真實性的公證文書．此時的電子郵件公證證據才真正稱得上是過得硬、效力高的證據。