檔案是個人經歷和實踐的歷史記錄，是個人思想品德、業務能力、工作表現和成長過程的真實寫照，在為個人求職、單位求才提供動態、真實、有效的原始資料和數據方面，檔案起著舉足輕重的作用，因此，如何對現代檔案科學化管理成為了一個舉足輕重的問題。

　　雖然21世紀傳統檔案館暫不會消失，但隨著電子出版物的盛行，數字檔案館將居首位。未來的檔案館將以服務特色和技術手段論高低，能否迅速占有信息資源并向社會提供信息產品將成為衡量檔案館的標準。因此數字檔案管理是現代檔案管理的一個必然結果，數字檔案管理使得檔案管理進入一個劃時代意義的階段。

　　1 檔案管理現狀

　　1.1 現代檔案管理

　　現代檔案的管理流程同紙質檔案一樣，同樣分為收集、鑒定、整理(分類)、保管、利用幾個流程，以及特殊的轉遞工作。時代在發展，社會在進步，創立了幾十年的傳統現代檔案制度卻仍舊在運行，其中的核心——流程早已不適應國家新的人才倡議和現代改革。

　　現代檔案材料的收集渠道很廣泛，收集制度如移交制度、索要制度、檢查核對制度、補充制度等都比較完善，但由于材料的收集涉及多個部門，在實踐中也出現了許多缺漏。這些內容只能簡單地反映個人的生平等基本情況，對人才選拔、培養、評定、預測等則作用不大，對社會極需的信用材料、工作表現材料則根本沒有，因此無法對當事人作出全面的評價，也反映不出個人的專長與特點。

　　現代檔案的鑒定是辨別真偽、確定現代檔案范圍的重要一關，它要求判斷材料是否真實、準確、完整。領導干部隨意改動員工檔案;對形成部門缺乏監督，太多暗箱操作，缺乏透明公開;材料收集上來后又缺乏鑒定，“假檔案”便有機可乘。

　　1.2 現代檔案管理弊端

　　(1) 檔案檢索效率不高。

　　檔案檢索方式有手工檢索和計算機檢索。在目前，傳統的手工檢索占有很大比重。在編制檢索工具中出現了求“多”不求“精”的現象，誤認為編制的檢索工具越多檔案工作服務質量越高。

　　(2) 部分單位在檔案硬件設施上投入不足。

　　檔案室本來應是管理規范、環境良好的地方，然而在實際工作中，部分用人單位寧肯在其他工作中完善硬件設施，人事檔案管理不規范、不標準，引起檔案材料霉變、蟲蛀的事情時有發生，從而對檔案利用產生了不利影響。

　　(3) 檔案管理人員管理水平不高，管理手段落后。

　　在實際工作中，由于對檔案管理這項工作沒有引起足夠重視，在檔案管理人員配備上從不配備專職人員，而是采取人員兼職這種辦法來應付，在管理手段方面，就會體現管理手段較陳舊，由于不懂得人事檔案管理，往往在調閱檔案時都是采用原始的手工操作方式反復調用原件，這樣做的后果就會導致紙張發黃變脆、字跡褪色等現象，直接影響到檔案的完整與安全。

　　(4) 人事檔案收集工作力度不夠。

　　要想管理好人事檔案，就要有一套完整的收集歸檔工作管理制度。就會發現要么材料不全面，要么有些材料在內容和形式上是雷同的，如大部分單位搞的鑒定、考核和評價材料，套話多，費話多，不能準確反映每個人的真實情況，人事檔案管理形同虛設。

　　(5) 人事檔案管理的信息化程度不高。

　　在科學技術飛速發展的今天，計算機得到了普遍應用，在現代化辦公中起到了重要作用。計算機技術還沒有在人事檔案管理中廣泛運用，這些不利于人事管理效率的提高，并且造成一定的資源浪費。

　　2 數字檔案的必要性

　　傳統檔案擔負著信息采集、存儲、傳播及版權控制的重任，數字檔案也同樣要完成這些任務，只是各項任務的內容、采取的手段及服務方式發生變化。建立數字檔案館的必然原因如下：

　　(1)由于數字檔案是虛擬與現實相結合，大量的數字化信息存貯在無數個磁盤存儲器中，通過計算機網絡聯接形成的一個聯機系統。因此，與傳統檔案相比，它占用的物理空間相對很小。

　　(2)數字檔案收藏數字形式的信息，除了紙介質的書刊資料外，還收錄其它一切可以數字化的信息，如視頻、音頻資料、計算機程序等等，可以滿足查閱者的多種需求。

　　(3)數字檔案建設對于我們最重要的一點是建立以數字信息為主的各種信息資源，形成互聯網上的整體優勢。將原件保存在更適宜的環境中，而數字化的資料由于實現原件的復制，并不影響一般意義上的查閱。

　　(4)利用數字化檔案的用戶可以不同檔案館的工作人員直接見面，而只通過網絡與檔案館聯系，檔案館專業人員通過電子郵件及電子咨詢臺與用戶聯系。用戶也可以直接通過電腦登錄至數字檔案館的主頁，隨意瀏覽、查詢、下載、打印有用的信息。

　　(5)數字檔案擴大了用戶的范圍，普通檔案因為需求者對象與地理位置的限制只能為少數人服務，數字檔案則允許人們在任何地方、任何身份進入檔案自由查詢。

　　3 數字檔案管理流程

　　數字檔案管理的總體流程如下：

　　4 數字檔案業務

　　4.1 檔案錄入和修改

　　檔案錄入、整理、歸檔是指檔案的生產過程，檔案的產生從業務辦理開始，業務過程產生的資源最后經過檔案整理，形成標準的檔案格式，最后分類編號后歸檔存放在指定的檔案架位置上。

　　包括以下幾個方面：

　　(1) 根據國土資源業務處理的過程，在業務處理到結束時，進行歸檔;

　　(2) 根據其他部門或者單位移交到檔案室的檔案資料歸檔;

　　(3) 對已經存在的檔案進行修改。

　　根據移交的檔案類型，在與實物檔案核對無誤后，自動編制檔案號，并將該檔案的摘要信息和存放位置記錄到數據庫中。實現檔案文件的采集、著錄與標引自動化和人工智能化。已有的檔案修改后，對檔案的封皮要自動進行修改和維護。

　　4.2 檔案查詢檢索統計

　　查詢檢索統計包括三個方面內容：

　　(1)對外查檔

　　提供對外部如公檢法查檔、個人或者單位老土地使用證書丟失以及國家政府機構等單位的檔案查詢。這個查詢一般根據權限需要先到窗口進行受理，然后經過相應的領導審核審批后才能出示查詢的結果。

　　(2)內部查檔

　　內部查檔是根據內部用戶的權限，分門別類的進行檔案的查詢，內部查檔可以通過局域網進行查詢。

　　(3)檔案統計

　　按照國家檔案局以及國土資源部相關的檔案統計的規定進行統計并輸出相應的統計報表。并且可以繪出個直方圖、圓餅圖等各種統計圖表。

　　4.3 檔案的借閱利用

　　借閱利用包括通過大廳申請借閱、在檔案室借閱和網絡借閱三種方式：

　　(1) 通過大廳申請借閱，經過相關的領導審核通過后，進行查檔，查詢完成后可以直接打印或者復印，由窗口交到申請人。

　　(2)可以直接在檔案室借閱，錄入相關的借閱人信息后，檔案室可以直接借出檔案;

　　(3)實現檔案管理借閱利用的網絡化，用戶根據自己的權限只需要通過身邊的計算機登錄到系統中就可以查閱館藏檔案信息，確定所要借閱的檔案實體。

　　系統可紀錄完整的借閱利用信息，并可以進行借出檔案實體的催還，借閱利用信息的統計等操作。

　　4.4 檔案的銷毀

　　根據國家檔案管理的規定對非永久保存的到期檔案進行銷毀。

　　4.5 檔案打印

　　檔案打印包括兩個方面：

　　打印檔案中的內容;

　　打印檔案封皮，檔案封皮的打印需要實現套打的功能;

　　印檔案盒的封面及內部案卷目錄。

　　5 小結

　　本文詳細討論了現代檔案管理的現狀與存在的弊端，提出了數字檔案管理是檔案管理的必然結果，并給出了數字檔案管理的總體流程圖，并詳細分析了數字檔案的各項具體操作流程，相信本文能給廣大檔案管理者提借一定的實踐意義。

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