摘要：所謂辦公自動化，指的是利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，盡可能充分地利用信息資源，提高生產(chǎn)、工作效率和質(zhì)量，輔助決策，求取更好的經(jīng)濟(jì)效益的一種新型現(xiàn)代化的辦公方法。主要包括信息采集、加工、傳輸和保存四個環(huán)節(jié)。主要目標(biāo)為辦公文員、檔案員、統(tǒng)計員和銷售人員等幾類主要人群。本文選自：《計算機應(yīng)用與軟件》創(chuàng)刊于1984年，由上海市計算技術(shù)研究所和上海計算機軟件技術(shù)開發(fā)中心共同主辦，注重刊登反映計算機應(yīng)用和軟件技術(shù)開發(fā)應(yīng)用方面的新理論、新方法、新技術(shù)以及創(chuàng)新應(yīng)用的文章，致力于創(chuàng)辦以創(chuàng)新、準(zhǔn)確、實用為特色，突出綜述性、科學(xué)性、實用性，及時報道國內(nèi)外計算機技術(shù)在科研、教學(xué)、應(yīng)用方面的研究成果和發(fā)展動態(tài)的綜合性技術(shù)期刊，為國內(nèi)計算機同行提供學(xué)術(shù)交流的平臺。

　　雖然早在20世紀(jì)70年代辦公自動化就開始被人們關(guān)注，不少公司都推出自動化辦公產(chǎn)品，引發(fā)了當(dāng)時“無紙化辦公”的概念新高潮，但直到今天，辦公自動化也沒有真正發(fā)展起來并取得人們所預(yù)期的成就，并在其看似美好的發(fā)展前景中出現(xiàn)了一系列的問題，主要表現(xiàn)在：

　　傳統(tǒng)的手工辦公方式在我國有悠久的歷史，辦公自動化的突然被引入會引起人們的各種不適和抗拒，但辦公自動化已經(jīng)成為現(xiàn)代企業(yè)管理和工作中的重要手段。在中國獨特的社會制約因素影響下，諸多尚未或已經(jīng)開始實施辦公自動化的企業(yè)中，還不能夠?qū)ζ溥M(jìn)行深入全面的理解。只是表面認(rèn)為這是一種自動化、智能化水平較高的先進(jìn)辦公設(shè)備，目的就是為了提高工作的效率。還有一些企業(yè)在辦公室的宣傳中，片面的對辦公過程的“自動化”過于強調(diào)，使工作人員對其自動化和智能化過于依賴。而實際上，辦公自動化在企業(yè)中的應(yīng)用還有更深層次的含義，就是通過這一基本的辦公模式的轉(zhuǎn)變，來提高管理層的決策效能，從而實現(xiàn)有效的管理和高效的工作。

　　很多企業(yè)單位都存在這樣的問題，他們認(rèn)為只要認(rèn)識到了應(yīng)用辦公自動化的必要性，只要大膽及時的引進(jìn)應(yīng)用就可以，其實遠(yuǎn)非如此，辦公自動化的實施是需要以信息積累和管理作為基礎(chǔ)的，缺少這兩個基礎(chǔ)條件，辦公自動化水平的應(yīng)用就很難得到提高，也很難在企業(yè)的發(fā)展中收到切實的應(yīng)用效果。

　　同樣是受到傳統(tǒng)辦公模式的影響，現(xiàn)代企業(yè)中普遍存在工作人員的計算機操作水平不高、對辦公自動化管理應(yīng)用技術(shù)的不熟練、辦公自動化軟件的應(yīng)用客戶缺少計算機基礎(chǔ)等問題凸顯，。工作人員一般都只在自己的計算機上進(jìn)行獨立操作，只會做簡單的表格和文字處理，網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用中也只停留在原始的郵件發(fā)送傳輸階段，這些也都是導(dǎo)致其不能有效實施的一個重要方面。也就是說，如果沒有技術(shù)條件的支撐，就不可能有辦公自動化的發(fā)展。因此，相應(yīng)的技術(shù)人才的培養(yǎng)和引進(jìn)也是非常有必要的。

　　除了上述的幾點因素外，現(xiàn)在應(yīng)用的辦公軟件功能單一，一般只停留在企業(yè)內(nèi)部的辦公管理中，而沒有結(jié)合客戶在業(yè)務(wù)等方面的實際需要而進(jìn)行相應(yīng)的設(shè)計，辦公軟件還不夠成熟，及其在現(xiàn)實的應(yīng)用中缺少足夠的使用安全性等，都是當(dāng)今制約辦公自動化發(fā)展的重要方面。

　　我國辦公自動化的應(yīng)用和發(fā)展大致經(jīng)歷了四個階段：第一階段為日常事務(wù)型。1980——1999年，我國首次開辦自動化規(guī)劃會議，實現(xiàn)了無紙化辦公。90年代后，數(shù)據(jù)統(tǒng)計和文檔編寫的個體工作實現(xiàn)了電子自動化。第二階段為協(xié)同型。2000年——2005年，各部門之間的溝通和信息共享機制落成，“協(xié)同”思想得以體現(xiàn)。第三階段為知識管理型。2006——2010年，OA系統(tǒng)不斷被推廣和深入應(yīng)用，逐步演變出“知識型OA”系統(tǒng)，即以“知識管理”為思想，以“協(xié)同”為工作方式，以“門戶”為技術(shù)手段，使辦公管理平臺發(fā)生根本性的轉(zhuǎn)變。第四階段為分析決策型。2010年之后，即現(xiàn)代辦公自動化應(yīng)用的主要模式，正在逐步影響管理者的管理效率和決策效率，并為管理者提供相應(yīng)的決策支持、只是挖掘和商業(yè)智能等智能服務(wù)。

　　當(dāng)今科技中應(yīng)用水平較高和發(fā)展速度較快的當(dāng)屬通信技術(shù)，計算機技術(shù)的應(yīng)用遠(yuǎn)落后于它。而隨著數(shù)據(jù)通信技術(shù)的發(fā)展，計算機網(wǎng)絡(luò)通信得以完善。計算機網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)的應(yīng)用對異種機的互聯(lián)有極為重要的影響，也未辦公自動化的網(wǎng)絡(luò)化、一體化、自動化在通信體系中的發(fā)展創(chuàng)造了有利條件。

　　網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)是適應(yīng)現(xiàn)代化、無紙化及網(wǎng)絡(luò)化辦公的必然趨勢，在政府機構(gòu)及企事業(yè)單位大力改革的外部環(huán)境下，辦公自動化水平的高低都直接影響著辦公效率、管理決策水平和綜合競爭力。只有對辦公自動化的未來發(fā)展趨勢有前瞻性的了解，才能更好的服務(wù)于現(xiàn)代辦公操作，加快現(xiàn)代化高效管理進(jìn)程，提高企業(yè)的綜合競爭力。近年來，計算機系統(tǒng)開始呈現(xiàn)出開放性、兼容性的特點，使得辦公自動化軟件和硬件的集成更為方便，自動化系統(tǒng)的配置將變得更加靈活。這給未來計算機辦公自動化的應(yīng)用提供了集成技術(shù)發(fā)展的平臺。

　　傳統(tǒng)的辦公自動化缺少對協(xié)作型工作的處理能力，重點在于處理日常文檔的數(shù)據(jù)。而隨著社會信息量的增多和企業(yè)發(fā)展的信息需要，提高企業(yè)工作效率和工作質(zhì)量對保證企業(yè)市場競爭力的核心作用愈加明顯，因此，企業(yè)對自身的內(nèi)部知識積累和外部互聯(lián)功能需求日益旺盛，這一新的要求打破了傳統(tǒng)辦公自動化的計算機化價值，開始逐步將知識管理和自動化辦公很好的結(jié)合起來，未來企業(yè)都將朝著知識管理方向的新型辦公自動化工作模式發(fā)展。這一趨勢不但幫助企業(yè)搜集和管理散布企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)的信息和知識，還可以幫助企業(yè)發(fā)行知識人才。

　　根據(jù)我國當(dāng)前計算機技術(shù)發(fā)展的現(xiàn)狀，我們有理由相信，在未來的互聯(lián)網(wǎng)、安全寄宿和軟件理論的發(fā)展過程中，這些方面都極有可能達(dá)到數(shù)字化辦公的要求，即在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下完成所有的辦公內(nèi)容。這一全面數(shù)字化的發(fā)展必將引發(fā)辦公管理體制的轉(zhuǎn)變，盡管在這一變革和取代歷程中，勢必會遇到一些問題和阻礙，但是這絲毫不能改變數(shù)字化辦公發(fā)展趨勢的必然性。

　　20世紀(jì)90年代后，文字、聲音、圖像、音樂、動畫和視聽技術(shù)等多媒體技術(shù)開始集于一體，掀開了人機界面交換的新篇章，這一多媒體技術(shù)的運用，勢必帶來計算機辦公自動化技術(shù)發(fā)展的新突破，成為未來發(fā)展的主要趨勢之一。