這篇檔案管理論文發表了如何加強電子公文檔案系統的管理制度，電子公文檔案隨著時代的進步，信息水平不斷得到提高，電子公文檔案有容易保存的特點，不僅節省了資源和更方便與管理，論文探討了如何完善安全管理體系，避免安全管理漏洞的出現，保證安全管理的有效性。
關鍵詞：檔案管理論文,電子公文檔案,管理系統,安全機制
隨著時代的不斷發展，科技的不斷進步，電子公文檔案的管理系統也在隨著時代的進步而進步，不僅是不斷提高的信息水平，在網絡化以及智能化方面也有了一定程度的進步，而且電子公文檔案正在向著公開化的方向發展著。這時，我們必須重視這些信息資源的安全管理，如果僅僅依靠電子公文檔案本身的管理系統并不能很好的保證安全性，即使管理系統本身有著一定的安全性，也一定會出現安全問題。甚至一些惡意的組織和個人會對電子公文檔案管理系統以及信息資源造成極大的損害，所以我們應該重視電子公文檔案管理系統的安全研究，探索出穩定有效的安全機制。
一、加強安全管理的概念
首先應該具有安全管理的意識，熟悉了解安全管理的概念。隨著科技的不斷進步，網絡的廣泛應用，電子公文檔案的管理系統所面臨著的安全隱患也越來越多。為了讓電子公文檔案管理系統安全有效的工作，有關部門一定要重視管理系統安全機制的研究，對管理人員進一步加強安全管理的概念。安全管理應該是電子公文檔案管理系統持續穩定運行的關鍵，有關部門的領導人員應該首先重視起來管理系統的安全問題，保證管理系統安全有效的運行。對電子公文檔案管理進行明確的分工，安排相應的安全管理人員，并且提高安全管理人員的安全工作意識，樹立安全理念，將工作中的安全性問題放到第一位，這樣才能樹立起牢固的安全觀念，領導與工作人員相互提醒相互扶持，要第一時間解決工作中出現的安全性問題。
二、完善安全管理體系
要想保證電子公文檔案管理系統的安全性應該具有完善的安全管理體系，加強各個部門之間的聯系，形成安全管理的網絡，完善安全管理體系。對于一個公司或單位而言，相關的管理部門和管理人員主要負責電子公文檔案的安全管理系統，但是要想加強電子公文檔案管理系統的安全性，卻有著許許多多的問題，所以必須完善管理體系，對涉及到電子公文檔案的部門都應該納入安全管理體系之中，可以建立一個電子公文檔案的安全管理系統部門，相關部門的領導人都應該加入這個部門來提高協同性，這樣不僅可以形成強大的管理網絡，還可以增強各個部門之間的聯系，有效的避免安全問題的發生，總而言之完善安全管理體系，需要完成各個方面的安全管理工作，多個部門之間的協同合作，使相關的安全管理人員、安全管理技術和安全管理制度具有更加密切的聯系，避免安全管理漏洞的出現，保證安全管理的有效性。
三、建立健全安全管理制度
一般來說檔案都有著比較重要的信息保存，所以對安全性和保密性有著較高的要求。我國也有著對公文檔案進行保護的法律法規。在公文檔案中有一部分年代久遠或是有特殊意義的檔案是紙質保存的，具有較高的機密性，所以會有相關的管理人員對這些檔案進行保存處理，同樣的由于計算機的進步也有著相當一部分的公文檔案是由電子形式保存的，這些文件同樣具有保密性的特點，但是一些惡意的不法分子或組織會利用計算機技術對這些文件進行破壞或是盜竊，為了防止這些問題的出現，所以相關部門必須提高管理系統的安全性，建立健全相關的安全管理制度，對相關的工作人員進行安全管理工作培訓，提高他們的安全工作意識，加強鍛煉工作人員的安全管理技能，對一些特別重要的文件安排專人管理，可以有效的加強安全性。
四、加強電子公文檔案的物理安全
電子公文檔案的保存相比紙質檔案有著許多的優點，例如占地少，易于保存，但是電子公文檔案的保存也需要有關部門的注意，這是其安全管理不可忽視的重要因素，電子公文檔案的物理安全包括存儲工具，通訊設備等的安全，要保證保存電子公文檔案的電子設備能夠不受到人為損害或是自然災害的破壞。建立起有效的物理保護設施，切實有效的保護電子公文檔案的物理安全。電子公文檔案的物理存儲設備現在主要分為三種，分別為磁盤保存，光盤保存和電子設備保存。
其中光盤的存儲時間最長，不容易受到外界環境的干擾，不會受到電磁波等干擾，存儲時間達到50年以上，一般用于長期儲存，而磁盤與電子設備的保存因為保存的時間較短，受到電源等因素的制約所以多用于臨時儲存。
不同的存儲介質在實際的存儲過程中起到不同的作用，有關部門根據電子檔案的需求有效的利用物理存儲設施也可以有效的提高公文電子檔案的安全性，為了使電子公文檔案管理系統更加安全有效穩定的運行應該制定相應的物理安全措施，這樣不僅可以增加電子公文檔案的安全性，還能夠減少其受到人為因素破壞的幾率，保證了相關電子設備的安全性。電子公文檔案的物理安全是電子公文檔案的安全的基礎與前提，有效的物理安全措施不僅僅增加了電子公文檔案的安全性，對于其保存的便利性與長久的保存也有很大的優點。
五、結束語
隨著科技不斷地進步與發展，公文檔案的保存越來越趨向于電子化，電子公文檔案與紙質檔案相比有著極大的優點，電子公文檔案的應用不僅推進了電子政務的發展，還在一定程度上促進了信息化的發展，但是隨之而來的還有安全性問題，一些非法分子靠竊取資料來賺取財富，所以相關的管理人員應該不斷地提高自己的安全意識，樹立起安全管理的概念，不斷地提高自己安全管理的技術與方法，創新安全管理的辦法。
參考文獻
[1]郭新.電子公文檔案管理系統安全機制分析[J].東方企業文化2015,(23)
[2]石玉梅.電子公文檔案管理系統安全機制研究[J].赤子(上中旬)2015,(13)
作者：孫巍
推薦閱讀：《檔案時空》于1981年12月創刊。由湖南省檔案局;湖南省檔案學會主辦。它是在黨的十一屆三中全會后全國檔案工作恢復、整頓的大環境下誕生的。
