【摘 要】工程檔案是工程項目在立項審批、勘察設計、施工、竣工驗收全過程中產生的具有利用價值的文字、圖紙、聲像、光盤等不同載體形式的檔案資料，是工程項目質量評估和日后維護的重要依據。但在工程項目檔案管理與實踐中存在著諸多問題，導致工程檔案收集不完整、內容不準確、歸檔質量不高。針對此類問題，論文從建設單位檔案員視角給出了一些改進的措施和建議。

　　【關鍵詞】工程項目;檔案管理;檔案員

　　1 引言

　　工程檔案是在工程項目的建設活動中直接形成的，真實記載和反映了工程項目建設的全過程，是工程項目質量評估和日后維護的重要依據[1]。本文主要以天然氣管道工程項目檔案(以下簡稱工程檔案)管理為例，從建設單位檔案員視角探析工程檔案管理實踐中存在的問題，并根據實踐經驗進行總結思考，提出建議。

　　2 管道工程項目檔案管理實踐中存在的問題

　　2.1 工程檔案的前端控制力度不足

　　檔案員在工程檔案歸檔過程中，不能清楚認識到自身的作用和價值，認為工程檔案歸檔工作是整個工程項目完成之后才應該進行的工作，沒有較早地介入工程項目建設的過程中，對工程檔案的形成沒有進行前端控制，往往工程做完了才后知后覺，對工程檔案的收集工作具有一定的被動性，受牽制于施工單位、設計單位甚至過分依賴監理單位監督，導致工程檔案歸檔質量不高、歸檔文件內容欠缺。

　　2.2 檔案員因專業限制難以對歸檔文件范圍及內容進行把控

　　建設單位檔案員多數情況下不懂工程，在檢查工程項目歸檔文件時不能對歸檔文件范圍及內容進行把控，如因不熟悉施工工序，無法判別施工記錄文件的完整性，對施工表格記錄內容是否準確更是難以判定。如果在施工過程中，監理單位未能履行好監理職責，建設單位相關專業工程師未能及時督促施工單位完成施工記錄并定期查驗，光憑檔案員將難以對歸檔文件范圍及內容進行把控，導致工程檔案不能較好地反映出整個項目的真實情況。

　　2.3 歸檔工作具有滯后性

　　工程檔案收集工作貫穿整個工程項目始終，檔案員須從項目立項、征地、勘察、設計、招投標、施工直到竣工驗收各個階段跟蹤工程檔案資料形成情況，并及時做好歸檔收集工作。但在實際操作過程中，因施工單位先搶工，后補施工記錄的行為屢禁不止，承包商文控管理不嚴等原因，導致項目承包單位拖交工程資料的現象時有發生，工程檔案收集難度加大，歸檔工作滯后。

　　2.4 存在竣工檔案未移交城建檔案館現象

　　《重大建設項目檔案驗收辦法》(檔發[2006]2號)中明確規定：“省以下各級政府投資主管部門組織驗收的項目，由同級檔案行政管理部門組織項目檔案的驗收。凡在城市規劃區范圍內建設的項目，項目檔案驗收組成員應包括項目所在地的城建檔案接收單位。”城建檔案館接收的城建檔案范圍包括給水、排水、供氣、供電、電信、工業輸送、軍事管線等地下管線建設工程檔案;且建設單位有義務按照城建檔案館規定的期限(如工程竣工驗收后六個月內)向檔案館移交竣工檔案。但在實際操作過程中，天然氣管道項目多數情況下是由建設單位(投資單位)負責運行維護的，項目的竣工檔案對建設單位來說無疑是至關重要的，考慮某些重要的文件原件只有一份，若移交給城建檔案館，不僅利用不便，還可能影響管道運維工作，加之檔案驗收是由檔案行政主管部門負責組織，在通過檔案主管部門組織的檔案驗收后，工程項目即可滿足竣工驗收的條件，故一些單位在項目竣工驗收后便自留項目竣工檔案進行保管和利用，不再向城建檔案館移交，此類行為一定程度阻礙了城市地下管線數據庫的搭建。

　　3 關于管道工程項目檔案管理的幾點建議

　　3.1 加強工程檔案管理前端控制

　　①檔案員提早熟悉項目，做好準備工作。想要管理好工程項目檔案，建設單位檔案員必須在工程項目開始之前就介入整個項目檔案的管理，檔案員應提前熟悉工程項目劃分管理辦法，明確工程項目單項工程、單位工程劃分，還要清楚每個環節會產生的歸檔文件內容，并做好工程檔案管理相關準備工作。②完善工程檔案管理制度。完善的工程檔案管理制度是開展工程檔案管理的基礎，工程項目開始前應制定完善的工程檔案管理制度，包括但不僅限于《建設項目文件歸檔范圍和保管期限表》《工程檔案分類說明》《竣工資料編制規定》等。③檔案管理納入合同條款，實行前端控制。將工程檔案管理納入合同條款，在施工招投標合同中明確以下幾點要求：一是承包商文檔管理經理應列為項目實施關鍵管理人員，具備相應從業管理資格，并受合同中關鍵人員擅自更換違約條款的約束。二是實行里程碑付款的合同，增設“竣工文件全部移交”付款里程碑點，已完整移交竣工文件作為支付此里程碑付款的條件。三是對承包商未按照規定的工作進度表提交相關竣工文件的行為，應在合同中設置違約處罰條款。④加強承包商入場前檔案培訓。建設單位檔案員應加強承包商入場前檔案培訓，在項目人員正式入場前召集各參建單位文控、資料員進行培訓，交待竣工資料編制的方法規范，施工、監理表格制作注意事項，竣工資料移交應滿足的要求等。項目開始前，應組建檔案人員聯絡網，將各參見單位文控及資料員登記造冊，并建立檢查與監督機制，確保項目檔案工作順利開展。

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