本篇檔案論文研究環(huán)保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，環(huán)保檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化已是大勢所趨，對此，檔案管理工作人員需要不斷增加自身綜合素質(zhì)，分析信息時代下對檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的要求，從而實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)手工檔案管理模式向信息化檔案管理模式的無縫轉(zhuǎn)接。并且要努力認(rèn)真學(xué)習(xí)信息時代下檔案管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，提升信息安全意識，只有如此，才能夠有效提升環(huán)保檔案管理工作水平，為促進(jìn)環(huán)保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化打下堅實(shí)的基礎(chǔ)。

　　《檔案天地》Archives World(月刊)曾用刊名：河北檔案，1993年創(chuàng)刊，是河北省唯一省級檔案專業(yè)刊物。創(chuàng)辦以來，在對檔案工作進(jìn)行宏觀管理、微觀指導(dǎo)、理論研究、經(jīng)驗(yàn)交流、公布檔案史料等方面發(fā)揮了極好的作用，已成為檔案系統(tǒng)的喉舌、耳目和聯(lián)系廣大檔案工作者的橋梁。《檔案天地》主管單位：河北省檔案局，主辦單位：河北省檔案局，國內(nèi)統(tǒng)一刊號：13-1184/G2，國際標(biāo)準(zhǔn)刊號：1006-2459

　　環(huán)保檔案主要指的是人們在環(huán)境保護(hù)過程中所形成的歷史記錄，是國家和人民群眾的重要財產(chǎn)，同時也是重要的社會資源。黨的十八屆三中全會以來，環(huán)境保護(hù)受到了前所未有的重視，也是促進(jìn)社會和諧和可持續(xù)發(fā)展的重要前提，而環(huán)保檔案管理工作對于促進(jìn)環(huán)境保護(hù)和生態(tài)重建具有非常重要的作用。環(huán)保部門不僅僅是國家機(jī)關(guān)，同時又是一個重要的技術(shù)和服務(wù)部門，加強(qiáng)檔案管理工作，防范檔案資料損毀，維護(hù)檔案的完整性和準(zhǔn)確性，對于服務(wù)環(huán)境保護(hù)工作極為關(guān)鍵，更是促進(jìn)社會和諧、社會經(jīng)濟(jì)可持續(xù)發(fā)展的重要工作。因此，本文重點(diǎn)分析了環(huán)保檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化途徑，以期為促進(jìn)檔案管理工作水平的提升提供一定的參考。

　　二、環(huán)保檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的主要途徑

　　(一)完善環(huán)境保護(hù)相關(guān)公文制發(fā)

　　環(huán)保檔案主要是由環(huán)保相關(guān)部門公文轉(zhuǎn)化而成，公文制發(fā)質(zhì)量會對于檔案質(zhì)量構(gòu)成嚴(yán)重的影響。因此，從公文制發(fā)角度就要注重其規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，從而為促進(jìn)環(huán)保檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范打下堅實(shí)基礎(chǔ)。對此，需要從下面三個方面來完善：第一，公文用紙質(zhì)量要高，幅面尺寸要統(tǒng)一規(guī)范，并符合國家標(biāo)準(zhǔn)。第二，制發(fā)公文必須要經(jīng)過相關(guān)手續(xù)才能夠簽發(fā)，并且要符合審批權(quán)限，公文標(biāo)題和內(nèi)容格式都要符合標(biāo)準(zhǔn)。第三，公文字體要清晰，無論是草擬還是繕印，或是涉及到公文的批注和簽字等，都要使用不會褪色的墨水和紙張，從而有利于公文的長期保存。

　　(二)實(shí)現(xiàn)文書處理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化

　　雖然文書處理和檔案管理工作具有一定的獨(dú)立性，但是文書和檔案之間本身就具有緊密的聯(lián)系。文書是檔案的來源，檔案是文書的最終歸宿，所以，對文書工作進(jìn)行細(xì)致化處理，就能為檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化打下堅實(shí)基礎(chǔ)。如果檔案管理工作為文書工作服務(wù)時，能夠提出明確的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)要求，那么檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化就能夠得到有效開展。因此，我們在實(shí)際工作過程中，要強(qiáng)化文書處理和檔案管理之間的有機(jī)統(tǒng)一，加強(qiáng)系統(tǒng)化思維意識，并樹立嚴(yán)格的文書處理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化要求，從而為現(xiàn)代檔案管理工作中的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范打下基礎(chǔ)。

　　(三)構(gòu)建完善的環(huán)保檔案管理制度

　　環(huán)保檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的開展和實(shí)施需要制度進(jìn)行保障，因此，要從以下幾個方面來構(gòu)建完善環(huán)境保護(hù)檔案管理制度：第一，要成立環(huán)保部門檔案管理領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)和鑒定機(jī)構(gòu)，進(jìn)行雙規(guī)管理，鑒定小組負(fù)責(zé)對標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化工作進(jìn)行監(jiān)督，領(lǐng)導(dǎo)小組則對規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化管理工作進(jìn)行推進(jìn)。第二，要完善檔案管理的各項(xiàng)制度，實(shí)行責(zé)任制，并制定檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)以及具體的考核方法，從而有效促進(jìn)檔案管理工作的有效統(tǒng)一。第三，要制定標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化要求，比如檔案的分類和編碼以及系統(tǒng)排架，還有檔案的歸檔時間和保管期限等，都需要進(jìn)行嚴(yán)格設(shè)定，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。

　　(四)完善立卷歸檔工作

　　實(shí)現(xiàn)環(huán)保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，其目的就是要促進(jìn)檔案管理工作價值的最大化，檔案資料的完整化和檢索的快捷化。因此，立卷歸檔工作的完善，還需從以下幾個方面來解決：

　　第一，要準(zhǔn)確把握文件立卷歸檔的實(shí)效性。當(dāng)公文資料完成了相關(guān)階段的任務(wù)之后，才能夠給予立卷或者歸檔，如果這些文件還沒有完成相關(guān)的使命，就不能夠進(jìn)行歸檔和立卷，否則，會造成檔案管理工作的混亂。

　　第二，要明確立卷歸檔工作的重點(diǎn)內(nèi)容，從而進(jìn)行合理的立卷分工。立卷歸檔工作要堅持以自我為中心的原則，來明確立卷歸檔的重點(diǎn)和具體的分工工作，并在實(shí)際操作過程中需要對文件以及資料進(jìn)行區(qū)別對待，特別是在內(nèi)容以及形式或者作用等方面具有一定相似性的文件資料進(jìn)行區(qū)分，出現(xiàn)了問題要具體分析，有效減少檔案資料的重復(fù)性和信息的冗余度，這樣才能夠有效提升檔案資料信息的利用率。

　　第三，要維護(hù)檔案資料的完整性。在歸檔工作中要根據(jù)檔案資料內(nèi)容進(jìn)行區(qū)別對待，把握重點(diǎn)內(nèi)容，分清檔案資料的主次關(guān)系，對檔案資料的歸檔要嚴(yán)格把關(guān)，對不能夠歸檔的文件要堅決給予制止，同時，對于那些可能散佚的文件要給予及時的補(bǔ)充和立卷歸檔。另外，在立卷歸檔過程中，要將同類且具有一定內(nèi)在聯(lián)系的文件資料統(tǒng)一分類，保存在同一組別中，以促進(jìn)同一檔案資料的完整性，特別是環(huán)保工作在時間上的延伸性和業(yè)務(wù)范圍的跨度性都較大，這樣才能夠有效提升檔案資料的利用價值。

　　(五)提升環(huán)保檔案質(zhì)量

　　對于環(huán)保有關(guān)案卷資料的收集要注重其資料的正確性，這是影響檔案資料質(zhì)量的關(guān)鍵要素，立卷方法及裝訂質(zhì)量同樣也影響到檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。因此，需要從以下幾個方面來進(jìn)行完善：第一，要保持文件資料的正確性，對檔案資料進(jìn)行篩選，防范虛假信息進(jìn)入檔案庫。第二，要明確相關(guān)檔案資料的標(biāo)題，并且這些標(biāo)題要符合檢索便捷化原則，有助于使用人員檢索，標(biāo)題和內(nèi)容要具有緊密的聯(lián)系。第三，卷內(nèi)排列要具有系統(tǒng)性，保管期限要明確，檔案資料的秘密等級設(shè)置要合理科學(xué)。第四，檔案卷皮書的撰寫要整潔，使用正楷字撰寫，案卷裝訂要符合標(biāo)準(zhǔn)，聲像資料明確歸類，且保持聲音和視頻的清晰度。第五，案卷裝訂要結(jié)實(shí)且美觀，裝訂前要消除卷內(nèi)文件中的金屬物，同時對破損的文件進(jìn)行及時的修訂，從而保持檔案資料的完整性和結(jié)實(shí)、整齊度。

　　(六)注重環(huán)保檔案資料的信息化開發(fā)利用

　　隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理工作的信息化系統(tǒng)管理已經(jīng)成為必然的趨勢。現(xiàn)代環(huán)保檔案管理工作的重點(diǎn)就是信息系統(tǒng)的使用，這也是環(huán)保檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的重要目的。那么，在信息化時代中，檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化就要符合信息系統(tǒng)的需求，注重代碼和內(nèi)容的統(tǒng)一性，更加注重檔案資料信息的準(zhǔn)確性和電子化。特別是紙質(zhì)檔案公文轉(zhuǎn)化成電子檔案公文時，不僅僅要確保信息的完整性復(fù)制轉(zhuǎn)化，同時也要符合檔案信息化對標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的需求。另外在信息化系統(tǒng)下，還要制定檔案資料的安全規(guī)范，特別是加密模式的選擇，同樣也是檔案信息規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的重要方式。而在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案信息化管理，還需要注重檔案信息的安全性，通過構(gòu)建完善的安全體系防范檔案資料的丟失和泄密，另外，對于檔案信息的下載和使用也需要通過身份鑒別以及口令和密鑰等形式來加強(qiáng)信息安全的管理，從而解決在信息化檔案管理中存在的安全隱患問題。最后關(guān)鍵的是要對信息化檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行有效的管理和及時的備份工作，防范因數(shù)據(jù)庫服務(wù)器的癱瘓引起的數(shù)據(jù)丟失問題，從而保障信息化系統(tǒng)下檔案資料的完整性。