在網絡信息時代，現代化辦公設備已成為我們工作中不可缺少的一部分。新的辦公方式要求高校秘書必須具備一定的操作電腦、傳真、復印機等現代化辦公設備的能力。這是適應信息社會的需要，也是加強管理，提高辦事效率，保證工作質量的需要。

　　秘書工作內容廣、任務雜、服務性強等特點對從業人員的素質提出了很高要求。尤其是高校秘書更應注重個人素質的提升，因為大學校園思想活躍，多元文化交融，高校秘書作為領導的參謀和助手，在政治素質方面應具有高度的政治敏感性，較高的理論、政策水平，較強的法律意識和全心全意為人民服務的思想。除此之外，還應具有良好的職業道德素養和過硬的業務素質。

　　一、高校秘書的職業道德素養。

　　1.忠于職守，克己奉公。

　　高校秘書的工作在內要面對全校師生員工，在外則代表學校時常與教育部門或行政機關打交道，雖然工作繁重、瑣碎，但卻又是全局工作中不可缺少、不可替代的。工作中，應克己奉公，沒有私心，全身心地投入，踏踏實實地在平凡的崗位上做好本職工作。

　　2.實事求是，秉公辦事。

　　高校秘書大都在學校領導身邊工作，工作中既要尊重領導的意見，同時在發現領導的意見有錯或不妥時，也應大膽地提出自己的意見和建議，不能唯唯諾諾、阿諛奉承，更不能弄虛作假、徇私舞弊，要敢于堅持原則、按章辦事。

　　3.埋頭苦干，任勞任怨。

　　高校秘書所做的都是輔助性工作，每天重復著上傳下達、迎來送往、辦會辦文等事務，細小瑣碎但又不容忽視。因為任何細節上出現的疏漏都有可能給全局工作帶來負面影響。所以，秘書在工作中要勤勤懇懇、周到細致，更要有任勞任怨、勇于犧牲的奉獻精神。

　　4.謙虛謹慎，平等待人。

　　高校秘書要持有謙虛謹慎的態度。工作中不僅要虛心好學、不恥下問，樂于聽取他人意見;還要有高度的責任感及一絲不茍的精神，遇事深思熟慮、三思而行，不說無根據的話，不做無把握的事。同時，還要有一顆平常心，對領導尊重而不奉承，對他人禮貌，切忌頤指氣使、盛氣凌人，打官腔、擺架子。這樣極易產生不良影響，有損學校、領導的形象。

　　5.保守秘密，顧全大局。

　　高校秘書接觸領導的機會多，閱讀的文件多，參加的會議多，參加各種活動也多，自然了解的事情就多，其中不少是需要保密的，這就要求秘書工作者要有高度的保密觀念，嚴格遵守保密紀律，養成良好的保密習慣，做到不該說的不說，不該問的不問，機密文件一定要妥善保管，不得遺失、亂放。這樣就可以避免因嘴不嚴、工作馬虎導致泄密事情的發生，造成不可挽回的后果。另外，一旦因不慎發生泄密現象，要立即向組織和領導報告，及時采取補救措施，絕不能心存僥幸，隱瞞錯誤，一錯再錯，造成更大損失。

　　6.嚴于律己，自我批評。

　　高校的辦公部門是學校的門面，高校秘書的一言一行在一定程度上代表著學校的形象。因此，秘書工作者要增強自律意識，加強個人品德修養，言行檢點，獨善其身，在當前復雜的社會環境中，時刻保持清醒的頭腦，潔身自好，不忘本分，提高抗腐能力，抵住各種誘惑，做一個遵章守紀、清正廉潔的好秘書。當然，人無完人，孰能無過?但只要發現問題，要勇于承擔責任，主動做自我批評，并及時改正。

　　二、高校秘書的業務素質。

　　1.必須具備的基本知識。

　　(1)基本理論。高校秘書應具備較高的理論水平，如馬列主義、毛澤東思想和鄧小平理論，黨的路線、方針、政策，科學的世界觀、方法論都是高校秘書的必修課。理論水平提高了，才能在工作中迅速準確地領會上級的政策、批示和領導的意圖，在諸多矛盾中透過現象抓住主要矛盾，解決實際問題。

　　(2)專業知識。高校秘書知識面要廣，在此基礎上還應根據職業要求有所專長。如公文撰制、文書處理、檔案管理、會議組織、公關語言、調查研究等，都應準確熟練地運用到工作實際中。

　　(3)相關業務知識。高校秘書要知曉教育領域里的知識，如教育理論、教育管理、教育法、教師法、我國教育的基本情況等，尤其要了解、熟悉高校教育的性質特點、高等教育的發展趨勢，能夠認真分析研究本校的形勢以及前途發展等問題。同時，也要了解基礎教育、中等教育、職業教育、成人教育、國外教育等。這樣才能知己知彼，有的放矢地開展工作。

　　(4)相關輔助知識。除了上述專業性、業務性較強的知識外，高校秘書還應學習一些社會學、經濟學、倫理學、心理學、軟科學等學科的知識，它們雖然與所從事的職業相關不大，但可以開闊視野、更新觀念，提高整體素質，對工作間接幫助很大。

　　2.應具備的基本能力。

　　(1)調查研究能力。協助領導搞好調查研究，掌握師生員工的思想動態，是高校秘書的一項重要工作。在搞調查研究時，要有高度負責精神，深入實際，采集信息，掌握第一手材料，去偽存真，去粗取精，并本著不夸大、不隱瞞、反映實際情況的原則，寫出調研報告，為校領導決策提供有價值的信息材料。

　　(2)語言表達能力。語言表達能力包括文字表達能力和口頭表達能力。高校秘書經常有些文字工作要做，如撰制公文、起草調查報告、回復往來函件等，這就要求其具有一定的文字功夫，會運用各種文體寫出不同的文字材料。秘書在處理上傳下達、迎來送往等門面性工作時，多是靠口頭來完成的。話語得體，條理清晰，具有良好的口頭表達能力，不僅反映出秘書本人的素質，對學校形象的樹立也會起到不可忽視的作用。

　　(3)協調溝通能力。高校的機構相對來說比較龐大，部門多，人員多，事務多，工作中會產生一些難以避免的矛盾。為了確保校領導能夠集中時間和精力處理解決重大問題，秘書應具備一定的協調溝通能力。在做協調工作時，應顧及左右，聯系內外，從全局利益出發，多方聽取意見，了解實際情況后，制定出可行性協調方案，利用各種溝通渠道和方法進行有效的協調溝通，最終化解矛盾，使各方力量步調一致，各項工作順利運轉。

　　(4)辦事應變能力。高校秘書大部分工作都是處理具體繁雜的事務，大到協助領導決策與管理，小到一個標點符號的處理，面面俱到，沒有靈活的頭腦以及精明干練的辦事應變能力是不能勝任秘書工作的。秘書處理事務時，應力爭做到有條有理，大事不誤，小事不漏，尤其在突發事件發生的緊急情況下，更應沉著冷靜，分清輕重緩急，及時有效地進行妥善應急處理，為領導的決策做好準備。

　　(5)事務管理能力。辦文、辦會、辦事等日常事務性工作幾乎是高校秘書每天都要做的事情，如何對各項事務進行科學有序的管理，已成為提高工作效率的關鍵所在。因此，高校秘書在工作實踐中要多學習、多思考，積累管理經驗，培養管理能力，增強管理才干，適應現代辦公多元化管理的需要。