摘要：工程檔案是工程建設的一個縮影，因此及時回收檔案資料，加強檔案管理，有利于及時了解工程建設情況，并加強工程管理。工程檔案的前期工作為工程建設管理提供必要的工程決策信息，因此工程檔案管理的好壞反映工程管理工作的好壞。真實的檔案資料是一個工程項目的歷史，是一種重要的資源，通過檔案積累有利于對其研究，提高以后的工程管理理論水平。

　　關鍵詞：工程檔案;管理;作用;手段

　　工程檔案是指在城市規劃、建設及其管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料。它是傳承城市人類文明的載體，是建設項目全過程的原始、真實記錄，是寶貴的信息資源，是一座豐富的知識寶庫，是城市建設的一種潛在的生產力。通過對它的管理、編研、開發和利用，必將轉化為直接的生產力，推動城市建設發展，為社會創造更多的財富。自黨中央提出西部大開發以來，國內各大中小型施工企業工程施工單位相繼投入工程建設承攬施工大戰之中。西氣東輸油氣管網、公路、橋梁、市政建設等新建項目日益增多，特別是高速公路和油氣管網工程以超常規速度發展，其他一些新建項目、改建工程也相繼建成投產使用，同時形成的大量工程檔案的管理存在不少問題。

　　施工企業如何有序地管理好工程檔案既是工程本身的需要，也是檔案工作的必然的要求。

　　1.要制定詳細的符合各工程實際情況的工程檔案管理辦法，明確標準和要求

　　一是細化建設單位、監理單位、施工單位的資料整理范圍。二是細化組卷要求，特別是各種施工用表的排序，如何使質量評定表、試驗表格與工序檢查表有機結合應細化，具有可操作性。三是明確案卷的格式和具體要求，便于施工技術人員操作。

　　在實踐中我們發現只有綱領性文件是不行的，必須對竣工文件編制辦法細化，讓人一看就明白如何操作，避免由于理解不一造成資料整理的混亂，給內業資料管理工作帶來巨大的工作量。

　　2.積極對工程檔案管理人員和有關技術人員進行培訓，使他們掌握檔案整理的標準和要求

　　由于施工企業來自全國各地，且工程施工中人員變動大，一個新項目可能又是一批新人，各地有各地的具體要求。從實踐來看，絕大部分人對檔案工作不太了解，有的工程技術人員甚至連施工工藝流程都不明白，整理出來的工程檔案千差萬別，無法交工。工程開工前，應對檔案管理人員及有關技術人員進行系統培訓，使他們掌握內業資料整理的標準和要求，思想上統一認識，避免資料整理返工和重復勞動。

　　3.定期對內業資料督導并與計量支付掛鉤

　　由于資料整理瑣碎，不產生經濟效益，施工過程中現場又非常繁忙，施工人員絕大部分精力集中在工地，對資料整理一般都是被動應付。如果不認真進行督導檢查，到最后內業很有可能一塌糊涂，更有甚者大量的缺資料，所以內業資料應定期或不定期檢查評比，引起各方面重視，避免大量的工作堆積。必要時可采取強制措施與計量支付掛鉤，為搞好工作檔案管理提供保證。

　　工程檔案管理工作是工程項目管理的一項重要內容，認真抓好此項工作有利于促進工程管理工作，縮短交工驗收的期限，避免工作完工后牽制建設、施工單位大量的人力、物力，順利完成工程檔案的驗收和移交工作。

　　4.發包方應督促承建方成立工程項目檔案管理領導小組，組建檔案管理網絡

　　基本建設項目檔案是指整個建設項目從醞釀、決策到建設、投產(使用)的全過程中形成的、應當歸檔保存的各種載體形式的文件材料。大型建設項目一般有若干個分項工程，涉及眾多管理部門及承包單位，因此，為保證大型工程項目檔案的完整、準確、系統，有必要成立工程項目檔案管理小組，組建與工程項目相匹配的檔案管理網絡，制定管理制度，統一管理建設項目的檔案。工程項目檔案管理小組一般由項目總工程師任組長，建設單位檔案部門負責人任副組長，設計、施工、監理等各承包單位項目承包負責人為檔案領導小組成員，各相關單位配備檔案管理員，負責工程文件的收集、積累、管理等具體事務性工作。

　　有組織就應有制度，而制度則是把項目文件的形成、積累和管理以規章的形式體現出來，明確有關部門及承包方文件歸檔職責范圍，并配有相應的檢查、控制及考核措施，從而形成強有力的約束機制。對于訂立合同的，應以獨立條款，把歸檔工作寫入合同，并注意提高監理部門對工程檔案的監理職能。監理單位不僅對工程的質量、進度、投資、合同進行監理，同時必須負責監督、檢查建設項目文件收集、積累的完整、準確情況，督促整理各種技術檔案，同時，監理單位必須對竣工文件進行審核，就文件的基本情況提交專項報告。只有嚴格的管理考核，才能避免在工程竣工后給工程檔案歸檔工作留下“后遺癥”。

　　工程檔案管理工作是工程項目管理的一項重要內容，認真抓好此項工作有利于促進工程管理工作，縮短交工驗收的期限，避免工程完工后牽制建設、施工單位大量的人力、物力，順利完成工程檔案的驗收和移交工作。

　　5.加強工程施工合同檔案的安全管理

　　一是嚴格執行合同檔案的借閱審批程序。　借閱施工合同檔案應由查閱部門提出申請，　審批部門審查后簽字蓋章，檔案部門查對簽字蓋章內容與檔案室備案相一致后方可查閱該份施工合同檔案。二是落實安全管理制度。

　　實行雙人雙鎖庫房管理制度，有條件的還應安裝監控和報警防盜系統，加強安全防范措施。三是增強安全責任意識。　實行“誰主管、誰負責”的原則，明確主要負責人和工作人員的崗位責任，把安全責任意識貫穿于施工合同檔案管理工作的全過程。

　　綜上所述，做好工程檔案的管理工作關鍵在于人，充分發揮人的潛力，使之能更好地為工程檔案事業服務，是我們今后努力的方向。

　　參考文獻：

　　1。楊公之：《檔案信息化建設導論》，中國檔案出版社，2001年版。

　　2。王榮國、李東來：《數字圖書館的概念形態及研究范圍》，《圖書館學刊》，2001年第5期。