本篇檔案論文發表電子檔案管理面臨的問題及解決方案，在辦公自動化普遍實現的時代下，加上信息高速公路的建成，給傳統檔案工作造成了重大打擊，這也在一定程度上要求改革檔案管理工作的方式與手段。在這樣的情況下，檔案部門應充分認識到當前局勢，正確認識當前電子檔案管理工作面臨的問題，并及時采取有效的解決方案，不斷提升檔案工作水平。

　　《中國檔案》China Archives(月刊)曾用刊名：檔案工作;材料工作通訊.檔案工作，1951年創刊，檔案專業刊物。宣傳黨和國家關于檔案工作的方針、政策、法規，推廣全國各行業檔案工作的經驗成果，促進檔案學理論與技術的研究。《中國檔案》雜志創刊50周年時問世。《中國檔案》主管單位：國家檔案局，主辦單位：中國檔案雜志社，國內統一刊號：11-3357/G2，國際標準刊號：1007-5054《中國檔案》50年間所刊登的各類文章14700余篇，同時還包括中央檔案館、中國第一歷史檔案館、中國第二歷史檔案館、中國人民解放軍檔案館、外交部檔案館、中國現代文學館，以及全國省級、計劃單列市和副省級市檔案局館的工作狀況及檔案精品介紹。

　　在信息技術高速發展的背景下，人們生活的各方面也發生了很大改變。計算機技術在自動化辦公及自動化工程設計中也得到了廣泛應用，并由此產生了大量電子文件，并成為一種發展潮流，為檔案管理提供了一種新的方式，比如電子檔案管理。然而，電子檔案管理雖然得到一定程度的發展，但也面臨著許多問題。鑒于此，本文主要對電子檔案管理面臨的問題進行了分析，并在此基礎上提出了相應的解決方案。

　　【關鍵詞】電子檔案管理?問題?方案

　　檔案是一個單位發展歷程的記錄，是一種重要的歷史憑證，對單位的發展有著重要的意義。在過去，檔案主要以紙質文件為主，保存大多使用卷盒、框架，工作量大，且易被損壞，給檔案管理工作帶來了諸多不便。近年來，信息化技術得到進一步發展，檔案電子化管理與檔案信息數字化，成為了檔案工作的一個必然發展趨勢。電子檔案管理能夠有效減輕勞動強度，在很大程度上提高了工作效率，為檔案管理工作帶來許多方便，但也不可避免地存在一些問題。在現代化進程日漸深入的情況下，檔案管理軟件系統開發步伐更快，電子檔案管理將充分發揮出自身優勢，促進檔案管理工作水平的提升。

　　一、現代檔案工作的轉變

　　隨著時代的發展及現代技術的進步，以往的檔案管理方式已不能適應新時刊發展的要求，使得現代檔案工作也發生了巨大轉變，主要體現在以下幾個方面：

　　(一)檔案載體方面

　　在檔案管理工作中，電子文件的傳遞速度及辦公進度均較快，紙質文件逐漸被取代。電子圖紙由于具有手工制作沒有的優勢，得到了廣泛的應用。在現代的檔案管理活動中，人們可利用計算機技術輔助設計，從而有效完成產品圖紙從設計到存儲、再到查詢及修改的操作，方便、快捷。比如，生產一個大項目的產品，則會產生大量圖紙，大部分又沿襲了老產品成果，保留電子圖紙則會變得更方便、省時、省力。

　　(二)企事業檔案分類方面

　　隨著電子檔案的出現，會打破以往的文書檔案、產品檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案及基建檔案等傳統分類方式，進而轉變為信息集成系統管理。在信息集成系統中，可設置相應的管理模塊及流程。每一份完整的檔案，均會分散在若干個管理系統中，然后由計算機根據相關指令進行工作目標的設置及類目的調整。盡管各企事業單位的信息分類會有差異，但通過計算機管理能提高其分類的科學性、規范性。

　　(三)檔案接收與保管方面

　　在電子信息技術進步飛快的背景下，若檔案人員不能在文件的形成及保管中充分利用電子技術，則可能導致文件缺失或不能被鑒定、保存及標目，或是無法檢索利用。換言之，若檔案人員無法將信息錄入到信息集成系統中，將難以掌握到信息的重要部門，甚至無法接收檔案。由于電子文件或電子圖紙檔案可能在任一時刻產生，這使得檔案工作者將不能坐等檔案的最后形成及歸檔，而是要求檔案工作者需要在電子文件產生時則加強檔案監督與指導職能。值得提醒的是，檔案工作人員必須要有專人指導，才能掌握檔案信息接收管理平臺的運用技巧，進而保證檔案信息的可靠性、實時性及有效性，實現對電子檔案的有效管理。此外，當前的檔案保管基本不再使用卷盒及框架作為裝具，而是采用“虛擬庫房”的存檔方式。

　　二、電子檔案管理面臨的問題分析

　　(一)檔案原件真實性方面的問題

　　電子文件極易被刪改，而且改后基本不留痕跡。在運用計算機形成文件材料期間，擬稿者未留下個人筆跡，單位負責人也不可能在文件磁盤簽發，這給日后檔案使用者確認材料的真實性與權威性增加了難度。即便是軟盤中內容被人刪改，也很難發現或確認。

　　(二)檔案內容保密性方面的問題

　　檔案是對一個單位成長的記錄，包括各種決策、發展目標及運行方式等機密性內容，關乎一個單位的生死存亡。因此，檔案內容的保密性非常重要。然而，電子檔案管理在內容的保密性上存在著很大風險，主要包括兩個方面：第一，存儲于網絡某一設備的電子文件，均可經過使用網絡的任一種終端設備獲取;第二，存在于某一終端的電子文件，可同時發至若干個網絡終端。從這兩點來說，對于在規定時間內的需保密或限制使用的內容，存在著較大的安全保密隱患。

　　(三)電子檔案保存長久性方面的問題

　　長久性也是檔案的一個重要特征。由于檔案本身的特殊性及重要性，要求檔案應被長期、無損地保存，以便使用者檢索及利用，為單位的發展、決策提供可靠性依據。近年來，辦公自動化日漸深入，許多單位也逐步實現了無紙辦公，各種決策、信息均已存入網絡，然后使用計算機便可獲取到需要的信息。該方法為檔案歸檔提供了便利，但如果網絡癱瘓或被毀，則很容易遭受病毒或“黑客”攻擊，進而引發各類故障，導致電子文件缺失，文件將不復存在，給單位造成不可估量的損失。

　　(四)檔案管理軟件統一性方面的問題

　　盡管計算機技術發展迅速，但其軟件研制速度要遠遠落后于硬件發展，無法滿足存儲各方面的發展要求。由于各地區的發展程度不同，所使用的檔案系統也存在著差異，這必然會對各地區、各地方的檔案應用及全國聯網產生一定程度的影響。

　　三、解決方案分析

　　(一)加強專業人才的培養

　　進入到電子檔案管理階段后，擁有一批精通檔案業務與計算機業務的專業人才至關重要。比如，可積極組織對檔案管理人員的計算機知識與技術培訓，提高其計算機運用能力;可通過送出國深造、招考等方式選拔精通檔案管理業務及計算機技術的人才。通過各種方式，提升檔案管理人員的綜合素質及專業技能，使其能夠靈活運用所需知識，以利于檔案管理水平的提升。

　　(二)注重對維護電子文件真實性與安全性法規的完善

　　在電子文件的各個發展階段中，從形成到處理，再到歸檔及保管、利用，信息均存在被更改或丟失的可能性。盡管有信息安全技術夠完善，但也要有相應的管理制度為保障，才可確保其順利實施。換言之，完善各種法規及管理體制，是維護電子檔案原始性、真實性的重要前提，是保證其安全性的關鍵。所以，單位管理人員應加強完善關于維護電子文件真實性及安全性的各種標準與規范，以保證各部門能夠依法管理電子文件及檔案。

　　(三)建立健全電子檔案工作標準及規范

　　在信息技術高速發展的時代下，電子文件的數量日益增多，故亟需一套合理、科學、嚴密的電子檔案管理標準與規范，以保證電子檔案管理的真實性、可靠性及安全性。因此，應建立并健全各種電子檔案管理工作標準及規范，并用其對電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔等工作進行規范，使檔案自形成起便得到有序、科學的管理。目前，該項工作是檔案管理部門亟需解決的一個問題，也是一項基礎性工作。

　　(四)加強先進電子檔案管理軟件的研發

　　鑒于電子檔案管理工作的特殊性，亟需研發一種新型的檔案管理軟件。這種軟件應具有統一的數據格式標準，且能兼容，以適應新時代電子檔案管理工作的發展需要。因此，檔案管理單位應加強新型管理軟件的研發，并將其在全國檔案系統中推廣應用。通過這樣，不但能夠提升電子檔案的管理水平，還能進一步保證電子檔案的安全、保密及真實。