摘　要：通過(guò)各種信息技術(shù)使工程項(xiàng)目檔案數(shù)字化得以實(shí)現(xiàn)，使文檔管理能實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)一體化。在網(wǎng)絡(luò)的協(xié)助下，使工程項(xiàng)目檔案資源數(shù)字化得以完成，作為工程項(xiàng)目檔案的管理人員需對(duì)文件的歸檔和鑒定予以監(jiān)督，避免出現(xiàn)歸檔不及時(shí)、不規(guī)范和不完善的情況。

　　關(guān)鍵詞：加強(qiáng)工程項(xiàng)目檔案;信息化管理;對(duì)策

　　中圖分類號(hào)：G271　　文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A　　文章編號(hào)：1000-8772(2013)29-0000-02

　　一、工程項(xiàng)目檔案信息化管理必要性

　　1.使工作效率得到提升

　　信息化的工程項(xiàng)目檔案向建立工程項(xiàng)目檔案和查閱工程項(xiàng)目檔案的人都提供了方便，在面對(duì)眾多紙質(zhì)工程項(xiàng)目檔案時(shí)，由于管理工程項(xiàng)目檔案的人員任務(wù)非常繁重，致使他們?cè)诠ぷ髦腥菀壮霈F(xiàn)差錯(cuò)，但運(yùn)用計(jì)算機(jī)掃描便能快速使工程項(xiàng)目檔案實(shí)現(xiàn)信息化，同時(shí)還能輕松處理完工程項(xiàng)目檔案資料，如此一來(lái)，不僅使工作效率得到了提升，同時(shí)也使存儲(chǔ)空間得到了節(jié)省。

　　2.使工程項(xiàng)目檔案管理工作得到改善

　　實(shí)現(xiàn)信息化的工程項(xiàng)目檔案管理，能讓工程項(xiàng)目檔案管理部門由封閉性管理轉(zhuǎn)為開(kāi)放性管理，讓工程項(xiàng)目檔案管理方式可以從工程項(xiàng)目檔案的保管和利用轉(zhuǎn)變成工程項(xiàng)目檔案的信息化服務(wù)、管理和采集，進(jìn)而使工程項(xiàng)目檔案資源能實(shí)現(xiàn)科學(xué)配置，從而為經(jīng)濟(jì)的發(fā)展提供更高效的服務(wù)。

　　3.方便檢查查詢

　　對(duì)傳統(tǒng)檢索方式加以利用，工程項(xiàng)目檔案管理者可從目錄中找出工程項(xiàng)目檔案，并按照記錄到庫(kù)房里進(jìn)行查找，但這樣做非常浪費(fèi)人力。在實(shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目檔案的信息化管理之后，能使即時(shí)查詢得以實(shí)現(xiàn)，管理者可選擇最佳的查詢方式，將所需工程項(xiàng)目檔案從工程項(xiàng)目檔案庫(kù)里面檢索出來(lái)。

　　4.支撐科研活動(dòng)

　　在對(duì)新項(xiàng)目和新技術(shù)進(jìn)行開(kāi)發(fā)時(shí)，需要以科技工程項(xiàng)目檔案作為參考依據(jù)。科技工程項(xiàng)目檔案作為工程項(xiàng)目檔案重要構(gòu)成成分，它的利用效率將會(huì)對(duì)科研活動(dòng)產(chǎn)生至關(guān)重要的影響，只有對(duì)其予以充分利用，才能確保科研工作高效完成。

　　支持管理和決策。信息化的工程項(xiàng)目檔案管理能確保工程項(xiàng)目檔案信息的可靠性和完整性，不僅能讓員工通過(guò)計(jì)算機(jī)查閱相關(guān)工程項(xiàng)目檔案資料，進(jìn)而使他們的工作效率得到提升，同時(shí)還能綜合分析工程項(xiàng)目檔案信息，從而為領(lǐng)導(dǎo)決策提供文獻(xiàn)支撐。

　　二、工程項(xiàng)目檔案信息化管理現(xiàn)存問(wèn)題

　　1.欠缺信息化的工程項(xiàng)目檔案管理意識(shí)

　　信息化的工程項(xiàng)目檔案管理指的是通過(guò)數(shù)字形式來(lái)處理工程項(xiàng)目檔案信息，同時(shí)在網(wǎng)絡(luò)協(xié)助下對(duì)其進(jìn)行集中化管理。現(xiàn)如今，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和多媒體技術(shù)已經(jīng)被廣泛的應(yīng)用在工程項(xiàng)目檔案管理中，并朝著數(shù)字化的方向發(fā)展，但由于管理人員素質(zhì)低下、工程項(xiàng)目檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、管理觀念落后等問(wèn)題導(dǎo)致工程項(xiàng)目檔案的信息化管理在發(fā)展過(guò)程中屢屢受挫。

　　2.表層化的開(kāi)發(fā)信息資源

　　在對(duì)工程項(xiàng)目檔案信息資源予以開(kāi)發(fā)時(shí)，仍舊將目光停留在數(shù)字化掃描和目錄錄入方面。假如信息化工程項(xiàng)目檔案建設(shè)的目的只在于將傳統(tǒng)保管形式轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化保管形式，而 不改變信息利用方式，那么信息化的工程項(xiàng)目檔案建設(shè)也就沒(méi)有什么實(shí)質(zhì)性的意義了。

　　3.開(kāi)發(fā)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

　　要想使信息化的工程項(xiàng)目檔案建設(shè)得到推廣就必須對(duì)開(kāi)發(fā)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行統(tǒng)一，如若開(kāi)發(fā)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，那么數(shù)據(jù)間的互通和共享也就無(wú)法實(shí)現(xiàn)了。現(xiàn)如今，在開(kāi)發(fā)信息資源時(shí)，由于缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)使得系統(tǒng)不能連通。當(dāng)然，此種現(xiàn)象的產(chǎn)生還與工程項(xiàng)目檔案信息秘密性有關(guān)。

　　4.安全保密意識(shí)弱

　　通過(guò)網(wǎng)絡(luò)終端設(shè)備便能將存放在網(wǎng)絡(luò)設(shè)備中的電子工程項(xiàng)目檔案索取出來(lái)。一個(gè)終端上面的電子工程項(xiàng)目檔案可以同時(shí)發(fā)給不同的網(wǎng)絡(luò)終端，這便對(duì)一定時(shí)間段內(nèi)需要限制使用或保密的安全問(wèn)題造成了一定威脅。因而對(duì)其采取一定的保密舉措也就顯得意義重大了。但有的工程項(xiàng)目檔案管理部門的安全管理制度不夠完善，并且對(duì)工程項(xiàng)目檔案秘密性欠缺認(rèn)定范圍。所以，在對(duì)工程項(xiàng)目檔案進(jìn)行信息資源開(kāi)發(fā)時(shí)，工程項(xiàng)目檔案管理部門欠缺安全保密的意識(shí)。

　　三、工程項(xiàng)目檔案信息化管理的方案

　　1.信息化管理意識(shí)的提升

　　由于工程項(xiàng)目檔案管理的信息化意識(shí)薄弱，因而要通過(guò)各種形式，讓組織管理人員對(duì)工程項(xiàng)目檔案的信息化管理予以重視，使他們能加大對(duì)法規(guī)和法律的宣傳力度，使他們能增強(qiáng)對(duì)工程項(xiàng)目檔案的管理意識(shí)，讓其明白工程項(xiàng)目檔案文件的歸檔和累積都是他們應(yīng)該完成的工作，通過(guò)對(duì)工程項(xiàng)目檔案進(jìn)行信息化管理可以打破工程項(xiàng)目檔案管理中的許多局限，從而更好的為社會(huì)提供服務(wù)。

　　2.建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

　　工程項(xiàng)目檔案信息化管理非常重要的一項(xiàng)保障便是管理機(jī)制以及管理標(biāo)準(zhǔn)的完善。通過(guò)對(duì)各種規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)加以制定及落實(shí)，能讓分工協(xié)作以及技術(shù)應(yīng)用有統(tǒng)一的依據(jù)，進(jìn)而確保工程項(xiàng)目檔案管理各項(xiàng)工作可以聯(lián)系起來(lái)，同時(shí)在工程項(xiàng)目檔案管理過(guò)程中獲取最佳效益。標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)范建設(shè)內(nèi)容包括：技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、工程項(xiàng)目檔案管理標(biāo)準(zhǔn)等的建設(shè)。假如欠缺這些標(biāo)準(zhǔn)，信息資源便不能建立，假如公司各單位不能按照標(biāo)準(zhǔn)化去進(jìn)行工程項(xiàng)目檔案的管理，那么就無(wú)法實(shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目檔案信息網(wǎng)的暢通，同時(shí)也不能使資源共享得以實(shí)現(xiàn)。

　　3.建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施

　　工程項(xiàng)目檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建設(shè)以及數(shù)字化設(shè)備的建設(shè)都屬于基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。工程項(xiàng)目檔案資源共享以及信息交換的前提便是網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，通過(guò)構(gòu)建信息數(shù)據(jù)庫(kù)，使工程項(xiàng)目檔案能實(shí)現(xiàn)信息的共享。各種數(shù)碼相機(jī)、掃描儀、打印機(jī)等共同構(gòu)成了工程項(xiàng)目檔案的數(shù)字化設(shè)備，對(duì)這些設(shè)備加以利用，可以使工程項(xiàng)目檔案的一體化管理得以實(shí)現(xiàn)。而在這個(gè)過(guò)程中，工程項(xiàng)目檔案的信息化管理則為其實(shí)現(xiàn)奠定了基礎(chǔ)。

　　4.建設(shè)工程項(xiàng)目檔案信息資源

　　作為一項(xiàng)長(zhǎng)期工作，工程項(xiàng)目檔案信息資源的建設(shè)是工程項(xiàng)目檔案信息化管理最為基礎(chǔ)和信息化水平加以衡量的標(biāo)志，同時(shí)也是信息化工程項(xiàng)目檔案建設(shè)成敗至關(guān)重要的一環(huán)。因而一定要建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，打破各自為政局面，使資源共享得以實(shí)現(xiàn)，讓使用者能夠更方便的獲取工程項(xiàng)目檔案信息資源，并獲取核心內(nèi)容。由于工程項(xiàng)目檔案的信息資源是社會(huì)發(fā)展和國(guó)民經(jīng)濟(jì)重要的倡議資源，利用和開(kāi)發(fā)信息資源是對(duì)案資源能更有效的為社會(huì)提供服務(wù)。

　　5.建設(shè)應(yīng)用系統(tǒng)

　　工程項(xiàng)目檔案信息的安全、利用、管理、收集等都屬于應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)的內(nèi)容。在對(duì)工程項(xiàng)目檔案信息進(jìn)行收集和管理時(shí)，會(huì)涉及報(bào)表處理、事務(wù)處理、數(shù)據(jù)查詢等程序的設(shè)計(jì)。信息化工程項(xiàng)目檔案建設(shè)的基礎(chǔ)便是確保工程項(xiàng)目檔案信息的安全，它涉及到身份安全、利用安全、存儲(chǔ)安全等內(nèi)容。身份安全：運(yùn)用動(dòng)態(tài)口令、身份認(rèn)證等形式使工程項(xiàng)目檔案的安全保密得到加強(qiáng)。利用安全：采取防火墻和物理隔斷等對(duì)策。存儲(chǔ)安全：應(yīng)將工程項(xiàng)目檔案信息存儲(chǔ)在專用服務(wù)器上面，并確保其具備自動(dòng)備份的功能，與此同時(shí)還需定期對(duì)其進(jìn)行刻錄備份處理。

　　6.建設(shè)人才隊(duì)伍

　　人才建設(shè)是工程項(xiàng)目檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化管理的關(guān)鍵。要對(duì)管理人員進(jìn)行有針對(duì)性的教育，讓他們能具備良好的業(yè)務(wù)水平、紀(jì)律觀念、思想品質(zhì)。由于工程項(xiàng)目檔案工作管理具備其自身的特點(diǎn)和性質(zhì)，因而需注意確保管理人員的穩(wěn)定性，進(jìn)而保證工程項(xiàng)目檔案管理工作能連續(xù)進(jìn)行;有組織有計(jì)劃的安排管理人員學(xué)習(xí)新知識(shí);根據(jù)工程項(xiàng)目檔案管理對(duì)軟硬件的相關(guān)要求，對(duì)復(fù)合型人才的培養(yǎng)和引進(jìn)予以重視。

　　新時(shí)期對(duì)工程項(xiàng)目檔案進(jìn)行信息化管理已經(jīng)勢(shì)在必行，將工程項(xiàng)目檔案的信息化管理工作做好，不僅需要對(duì)硬件建設(shè)加以重視，同時(shí)還要對(duì)網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)技術(shù)加以利用，在與工程項(xiàng)目檔案的信息化管理需求相適應(yīng)的同時(shí)，還需對(duì)軟件建設(shè)予以注重，進(jìn)而使工程項(xiàng)目檔案信息化管理的管理制度得到完善。

　　四、結(jié)語(yǔ)

　　社會(huì)在飛速發(fā)展，技術(shù)在急驟革新，在新的發(fā)展時(shí)期，工程項(xiàng)目檔案工作人員必須要緊跟時(shí)刊發(fā)展步伐，關(guān)注新科技的發(fā)展，積極完成工程項(xiàng)目檔案管理信息化技術(shù)的創(chuàng)新，不斷取得新突破，為工程項(xiàng)目檔案管理事業(yè)貢獻(xiàn)力量。

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