摘　要：在我國的國有企業(yè)中，我們應(yīng)該不斷更新觀念，與時(shí)俱進(jìn)，努力加強(qiáng)人事檔案資料的管理工作，以適應(yīng)國有企業(yè)對人事檔案管理工作的要求。本文中，筆者對國有企業(yè)人事檔案資料信息的收集與利用進(jìn)行了探討。

　　關(guān)鍵字：國有企業(yè),人事檔案,收集利用

　　中圖分類號：G271　　文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A　　文章編號：1000-8772(2013)19-0143-01

　　作為我國人事管理制度的一項(xiàng)重要特色，人事檔案制度是個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的重要證據(jù)，與個(gè)人工資待遇、社會勞動保障、組織關(guān)系密切相關(guān)，具有法律效用，也是記載人生軌跡的重要依據(jù)[1]。因此，做好人事檔案資料信息的管理工作是國有企業(yè)人力資源部門最重要的一項(xiàng)工作內(nèi)容。如何做好國有企業(yè)人事檔案資料信息的收集與利用?在文中筆者將從以下幾方面進(jìn)行思考與探討。

　　一、目前國有企業(yè)人事檔案資料的收集與利用存在的問題

　　(一)人事檔案管理法規(guī)不夠健全

　　現(xiàn)在國有企業(yè)中的人事檔案資料信息的管理仍然以中共中央組織部和國家檔案局在1991年頒發(fā)的《干部檔案工作條例》和在1996年的頒布的《流動人員人事檔案暫行規(guī)定》為管理標(biāo)準(zhǔn)。該管理規(guī)范的內(nèi)容仍對計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制中的某些條例或規(guī)范有所保留，已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代市場經(jīng)濟(jì)體制下的要求，從而給人事檔案資料的收集與利用工作帶來較大的局限和阻礙。隨著國有企業(yè)改革的進(jìn)行，企業(yè)所涉及的管理范圍也已經(jīng)超過了《條例》和《規(guī)定》的管理權(quán)限，而由于條例和規(guī)定的限制，企業(yè)不能全面地收集到企業(yè)所有階層的人事檔案資料信息，這樣就容易導(dǎo)致企業(yè)人才流失，又何談對這些資料進(jìn)行充分利用。此外，雖然目前相關(guān)法規(guī)中的細(xì)則在被不斷地探索和調(diào)整，但是這些調(diào)整容易使人事檔案管理工作產(chǎn)生動蕩，又從另一個(gè)角度為人事檔案的收集與利用帶來了較大的不確定性。

　　(二)人事檔案管理方式比較單一

　　大部分企業(yè)總是在發(fā)展經(jīng)濟(jì)、提高效益等方面加大力度，往往在管理上忽視，尤其是人事檔案資料管理一類的看上去對企業(yè)的運(yùn)行影響并不大的方面。因此，人事檔案資料的管理方式一直是傳統(tǒng)的收集、整理、利用等。這種傳統(tǒng)的收集與利用方式已經(jīng)無法滿足企業(yè)的發(fā)展需求。古語說，故不積跬步無以致千里。尤其是在國有企業(yè)中，人事檔案的收集和利用與企業(yè)人才的發(fā)現(xiàn)、培養(yǎng)、分配等方面密切相關(guān)，仍然采用傳統(tǒng)的統(tǒng)一收集，統(tǒng)一保管，不能結(jié)合具體的實(shí)際情況來制定管理標(biāo)準(zhǔn)，容易出現(xiàn)千人一面的現(xiàn)象，會給企業(yè)的管理帶來不良影響[2]。

　　(三)人事檔案內(nèi)容不能及時(shí)更新

　　由于很多企業(yè)對人事檔案管理工作不夠重視，籠統(tǒng)地把人事檔案的收集當(dāng)成一項(xiàng)枯燥乏味的任務(wù)，收集完檔案就將其“陳列”在檔案庫中，公司招納了新人，就將新人的檔案繼續(xù)“陳列”。隨著工作壓力以及競爭的增大，國有企業(yè)提倡并鼓勵(lì)員工進(jìn)修和深造，提高員工整體素質(zhì)以利于企業(yè)的發(fā)展[3]。然而，由于管理制度的滯后，人事檔案不能跟上工作人員更新自我的步伐，造成人才的埋沒和流失，這甚至將會成為阻礙企業(yè)發(fā)展的不利因素。

　　二、如何做好國有企業(yè)人事檔案資料的收集與利用

　　(一)人事檔案資料收集的嚴(yán)格性和完整性

　　企業(yè)要想做好人事檔案資料的收集工作，筆者認(rèn)為以下兩個(gè)方面應(yīng)該受到重視。一是相關(guān)管理規(guī)范的完善，二是收集人事檔案資料的廣泛性。

　　1.完善相關(guān)管理規(guī)范

　　國有企業(yè)人事檔案資料信息管理的各種法律法規(guī)、規(guī)章制度是保證人事檔案資料管理工作順利進(jìn)行的重要前提。因此，企業(yè)要加大人事檔案管理規(guī)范的完善力度，建立健全各種規(guī)章制度。企業(yè)要將規(guī)范制度普及到每個(gè)工作人員的心中，可以將相關(guān)法規(guī)貼到墻上或桌上，時(shí)刻提醒工作人員要按法規(guī)辦事。在人事檔案資料信息的收集上要注意檔案的分門別類，要及時(shí)對工作人員的檔案進(jìn)行更新或校正，更不能出現(xiàn)虛假信息，要對人事檔案的內(nèi)容進(jìn)行認(rèn)真審查和核實(shí);在人事檔案進(jìn)行管理時(shí)要嚴(yán)格按照制度進(jìn)行，絕不能出現(xiàn)張冠李戴或者故意假用別人身份的現(xiàn)象。可見，進(jìn)一步完善相關(guān)規(guī)范制度在人事檔案管理中發(fā)揮著不可忽視的作用。

　　2.廣泛地收集人事檔案資料

　　企業(yè)每一名成員的檔案都記錄著一個(gè)人的主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)等，在個(gè)人轉(zhuǎn)正定級、職稱申報(bào)以及辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)等方面都起著憑證、依據(jù)和參考的作用。因此，企業(yè)人事管理部門應(yīng)該廣泛地、全面地對工作人員的個(gè)人檔案進(jìn)行收集，例如公司成員張某的人事檔案資料要包括大學(xué)就讀的學(xué)校名稱、所學(xué)專業(yè)、擔(dān)任過的職務(wù)、受過哪些獎(jiǎng)勵(lì)或懲罰以及工作經(jīng)驗(yàn)等等，然后對收集到的信息進(jìn)行及時(shí)的檢查與核對。總之，企業(yè)收集人員人事檔案資料要做到完整、全面、及時(shí)、正確等。

　　(二)人事檔案資料利用的時(shí)效性和豐富性

　　企業(yè)在進(jìn)行人事檔案管理時(shí)，要注意檔案內(nèi)容的更新，既要做到對檔案原有的重要內(nèi)容做有所留，又要將其歸檔之后產(chǎn)生的新的重要舉動和作為進(jìn)行記錄，做到與時(shí)俱進(jìn),，及時(shí)豐富檔案資料。那么，在利用人事檔案資料時(shí)如何發(fā)揮其時(shí)效性和豐富性?筆者認(rèn)為應(yīng)具體從以下幾個(gè)方面進(jìn)行實(shí)踐。

　　(下轉(zhuǎn)第145頁)

　　(上接第143頁)

　　1.改變檔案記錄內(nèi)容的單一和枯燥

　　人事檔案記載的主要內(nèi)容除了個(gè)人的基本信息、專業(yè)能力、經(jīng)驗(yàn)經(jīng)歷等，還可以包括個(gè)人的特長、信用、個(gè)性特點(diǎn)以及不良記錄等信息，反映出個(gè)人的整體情況，使檔案的內(nèi)容跟上時(shí)代的步伐，不再千人一面[4]。

　　2.對檔案資料內(nèi)容進(jìn)行定期更新和補(bǔ)充

　　例如企業(yè)中履歷表的使用，員工在剛?cè)肼殨r(shí)都要填一份履歷表，但并不是該員工的履歷情況就此定格了，隨著時(shí)間的推移，在以后的工作中還應(yīng)該定期讓員工對履歷表的內(nèi)容進(jìn)行更新或補(bǔ)充。

　　(三)利用先進(jìn)的應(yīng)用軟件，加強(qiáng)人事檔案的資源化和信息化

　　隨著現(xiàn)代企業(yè)人才開發(fā)倡議的提出和發(fā)展，企業(yè)的人事管理工作也要滿足企業(yè)發(fā)展的需求。企業(yè)應(yīng)根據(jù)行業(yè)的現(xiàn)狀和特點(diǎn)為人事管理部門配備具有較強(qiáng)實(shí)用性的人事檔案管理應(yīng)用軟件，要將檔案的收集、利用以及其他相關(guān)管理工作與企業(yè)辦公系統(tǒng)的整體自動化相結(jié)合，體現(xiàn)出企業(yè)的整體性。要建立人事檔案資料信息數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)庫中可以包括在職的、新聘的或有所調(diào)動的各類人員，又要包括退休、離休、下崗等人員;庫中還應(yīng)包含員工的專業(yè)學(xué)歷、工作履歷、職業(yè)培訓(xùn)以及行政職務(wù)等相關(guān)信息。負(fù)責(zé)人事檔案資料管理的工作人員要有熟練的軟件操作技能，對數(shù)據(jù)庫隨時(shí)進(jìn)行更新和維護(hù)。企業(yè)要充分利用軟件的查詢和統(tǒng)計(jì)功能，提高軟件運(yùn)行速度和工作效率，為企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)或其他需要的部門及時(shí)、有效地提供第一手資料，從而充分發(fā)揮人事檔案的資源、信息作用[5]。

　　三、結(jié)語

　　人事檔案資料信息的收集和利用是人事檔案管理工作中最重要的兩個(gè)環(huán)節(jié)，決定著人事檔案的真實(shí)性、動態(tài)性、機(jī)密性，發(fā)揮著人事檔案的認(rèn)可性、高效性等特點(diǎn)。人事檔案在企業(yè)選拔優(yōu)秀人才、對員工進(jìn)行考察上都發(fā)揮著重要評判的作用，同時(shí)對于企業(yè)人才的發(fā)掘和更新也需要人事檔案資料作為重要的依據(jù)。因此，國有企業(yè)務(wù)必要規(guī)范地、科學(xué)地進(jìn)行人事檔案管理工作，增強(qiáng)人事檔案收集工作的嚴(yán)格性和完整性，提高人事檔案利用工作的高效性和豐富性。做好人事檔案管理工作，輔助企業(yè)順利發(fā)展。

　　參考文獻(xiàn)

　　[1]劉斌.論信息化條件下干部人事檔案的管理與利用[J].漯河職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào),2012.06.(81):56.

　　[2]董麗華.對國企人事檔案管理與利用的幾點(diǎn)建議[J].邊看邊議,2008.02(97):76.

　　[3]劉群.國企人事檔案管理工作淺析.國企人事檔案管理工作淺析[J].黑龍江檔案,2012.3(59):67.

　　[4]趙莉萍.淺談人事檔案工作中需要注意的若干問題[J].浙江人事,2008.11.(25).

　　[5]王新亞.解析當(dāng)前人事檔案管理存在的問題[J].辦公室業(yè)務(wù),2011.10(125).