中小企業(yè)由于自身信息化基礎比較薄弱，計算機軟、硬件配置較差，員工素質參差不齊，且經(jīng)濟實力并不雄厚，不可能象政府或大公司、大企業(yè)一樣投入大筆資金進行信息系統(tǒng)建設。為此，筆者建議進行中小企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)的設計與實現(xiàn)時，要著重考慮以下幾個方面。

　　系統(tǒng)基本目標

　　1.實現(xiàn)辦公規(guī)范化和制度化

　　絕大多數(shù)中小企業(yè)由于辦公自動化起步較慢，沒有從根本上改變過去復雜、低效的手工辦公方式，辦公方式遠沒有實現(xiàn)規(guī)范化和制度化。因此，建立辦公自動化系統(tǒng)就是要使辦公方式規(guī)范化和制度化。即企業(yè)辦公基于工作流，完全采用計算機技術處理辦公業(yè)務，使企業(yè)內(nèi)部人員能夠方便快捷地共享、交流信息，高效地協(xié)同工作，既兼顧個人辦公效率的提高，又可以實現(xiàn)群體協(xié)同工作，同時又能實現(xiàn)迅速、全方位的信息采集、信息處理，為企業(yè)的管理和決策提供科學的依據(jù)，從而提高效率，增強企業(yè)的競爭力，使企業(yè)能夠在激烈的市場競爭中取勝且不斷發(fā)展壯大。

　　2.管理多種數(shù)據(jù)類型

　　中小企業(yè)數(shù)據(jù)量相對大企業(yè)、大公司也比較少，但是其數(shù)據(jù)類型并不會比大企業(yè)、大公司少，不僅包括日常辦公所產(chǎn)生的各種數(shù)據(jù)，還要包括業(yè)務辦公所產(chǎn)生的各種數(shù)據(jù)。這些數(shù)據(jù)既有規(guī)范的結構化數(shù)據(jù)，又有不規(guī)范的非結構化數(shù)據(jù)，中小企業(yè)辦公自動化信息系統(tǒng)就是要科學地管理這些各種類型的數(shù)據(jù)，實現(xiàn)各種數(shù)據(jù)的無縫連接，保障數(shù)據(jù)的一致性和安全性。

　　3.系統(tǒng)設計的先進性

　　辦公自動化系統(tǒng)在技術上應具有一定的先進性，這樣才能保證在一定時間內(nèi)，不會因技術的落后而需要大規(guī)模的調整。同時系統(tǒng)對計算機硬件要求不能太高，因為中小企業(yè)從經(jīng)濟實力上無法經(jīng)常性地大量投資購置高檔硬件、軟件。另外，大多數(shù)中小企業(yè)經(jīng)營業(yè)務經(jīng)常變化，人員流動比較頻繁，系統(tǒng)應能夠適應企業(yè)的不斷變化，應具有一定的可擴展性、易升級性和開放性。

　　系統(tǒng)結構設計

　　在辦公自動化系統(tǒng)的開發(fā)中，基于Web的開發(fā)方式正以其跨平臺、統(tǒng)一美觀的界面、簡單的操作、開發(fā)的系統(tǒng)容易升級、系統(tǒng)開發(fā)時間較短、成本較低等諸多特性越來越受到歡迎，但是這種系統(tǒng)傳輸速度較慢，不利于大數(shù)據(jù)量的傳輸。而結合了C/S和Web方式的系統(tǒng)，可以利用Web完成日常辦公和某些需要遠程通信的業(yè)務，通過C/S結構在局域網(wǎng)內(nèi)實現(xiàn)大數(shù)據(jù)量的傳輸。

　　系統(tǒng)功能設計

　　中小企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)的功能有其自身的特色，不僅包括企業(yè)日常辦公的常用功能，還包括日常辦公中的許多小功能以及部分業(yè)務功能。

　　如果系統(tǒng)采用Web和C/S相結合的方式開發(fā)，在功能模塊的使用上則相對較靈活，可以針對員工的不同職位及員工所從事的不同業(yè)務提供不同的功能。比如，客戶信息管理功能只提供給人事經(jīng)理和總經(jīng)理，項目管理功能只提供給經(jīng)常參與項目運作的項目小組成員等等。這種方式既方便了員工對于應用系統(tǒng)的使用，又有利于系統(tǒng)的安全性，保證員工不能越權操作。