參加職稱評審的人群避免不了發兩篇職稱論文，在論文編寫中經常性的要使用到PPT。那么使用PPT在職稱論文中的意義和作用有哪些呢?目的是為了幫助演講者清楚地表達和傳遞信息，因此，PPT的制作一定要遵循清楚、易讀、容易理解的原則。
圖片和表格應美觀協調
PPT中的圖件要有自明性，避免采用不必要立體圖示;圖件的繪制要清楚、簡潔、顏色協調，切忌將論文中的圖件直接轉貼到PPT中;每頁只顯示一張圖，特殊情況下，一張頁面上可放兩個或多個有密切聯系且可彼此說明的圖件;折線圖或曲線圖中盡量用符號而不是顏色來區分不同線條，相關的圖例或標記要盡量直接標注在線條旁邊;不常見的縮寫或簡稱在第一次出現時一定要注明全稱;坐標圖中坐標軸的標注明晰、各變量的含義明確、圖例清楚。
表格要十分簡單;表中各列數據縱向必須對齊;量和單位的符號要清晰、明了;不可直接采用期刊論文中的表格。
故事主線要明確
(1)資料的安排要妥當，PPT的內容一定要針對聽眾的知識背景及水平。例如，有關同一個研究主題的學位答辯、學術報告、科普講座等的講演內容必定是大不相同的。
(2)信息表達的邏輯順序遵循研究背景、問題、目的、方法、結果、結論、意義、(參考文獻)、(致謝)的順序，內容上要保持“故事”的主線。
(3)背景介紹要適度、切題，主體(結果)部分要邏輯清楚、論證充分，圖表要簡潔清楚，結論要簡明扼要。
頁面布局應合理
(1)不同頁面的風格要統一。保持PPT頁面的正常尺寸和縱橫比例，顏色組合、字號、字體、版式等在整體上要連貫、協調;不宜給頁面、圖表、標題條目等編號，以便于片子的增減或前后調整;多套PPT的風格應接近，相互間兼容性要好，可以頁為單位直接用在其他報告中;避免選取多個不同風格的PPT來簡單地拼湊和組合成新的PPT，避免花樣繁雜的頁面切換。例如，文字展示花樣迭出(從各個方向閃入、字母和漢字逐個跳出、閃入等)，可能給聽眾視覺享受，但可能會掩蓋學術內容且沖淡信息傳遞效果。
(2)文字表述應簡明、準確。各頁面中的題目應盡可能簡潔、有效地指出該頁的主題;片中的文字應清楚、協調、正確(圖III—2)，易于閱讀;避免干擾性的圖標(logs)、擁擠的文字、移動的圖像、帶紋飾的邊框等;應謹慎采用數字在幻燈片中標注條目;避免錯別字或英文拼寫錯誤，以免使聽眾感覺演講者沒有認真準備。
(3)根據演講時間準備PPT的頁數(每張幻燈片的展演時間為45-90秒)，確保演講的總體時間不超過會議所規定的時間;不同頁面的切換要與相關的講述同步，避免快速掠過;如果因時間不夠需要中止講演，應快速切換到結論部分并簡要闡述。
(4)頁面的演示要力求順暢。PPT中數字照片應清晰、大小適中，圖片的選用要考慮到電腦的存貯量和運行速度等因素;PPT中如需要鏈接另外的文件(數據庫、模擬動畫等)，一定要簡潔、快速;對于講演中需要重復演示的頁面，寧可采用二頁同樣的片子也不要在演講中回溯翻頁。
顏色使用須協調
PPT中顏色使用十分重要，在同一頁面使用不同的色彩可達到強調重點、增強層次的效果，但同時也要注意色彩不宜太多、太雜，通常情況下同一頁面中的顏色不宜超過4種，否則很可能會令人眼花繚亂，不知所云。
對于需要給聽者留下深刻印象的信息(Take-home message)，可適當使用特殊的顏色背景進行強調，但要注意背景效果不是為了取悅聽眾。
在制作PPT時，背景色和字體顏色的色彩搭配一定要協調、美觀，背景色與字體顏色必須要有足夠的對比度，通常是深色背景(黑色、深藍色、深褐色、大紅色、深綠色等)襯托淺色字體(白色、淺黃色等)，或淺色背景襯托深色字體;切忌深色字體配以深色背景，例如，在電腦顯示屏紅色或綠色字體搭配藍色背景顯得很有對比度，但在投影幕上這種顏色搭配的效果很差，應避免。
字體和字號要簡潔清楚
合適的字體、字號是PPT頁面簡明清楚的前提。正文文字最好每頁6行，不可多于8行;行距不小于1。2倍、避免文字動畫和逐條閃入;采用短語而不是完整的句子，尤其要切忌使用大段文字;文字在縱向上左端對齊;每行文字所表達的意思或觀點明確;字體、字號大方;避免大寫字母(可適當采用顏色、字號或字體變化實施強調)。
英語中不帶襯線的字體(如Arial，Tahoma)比帶襯線的字體(如Times New Roman)在屏幕上更容易閱讀;通常全部采用黑體字是最容易閱讀的，尤其是具有大屏幕和擁有大量聽眾的時候;由于小寫字母比全部大寫字母更容易閱讀，因此建議在標題和正文中均盡量采用首詞的首字母大寫，其余均小寫的形式。
中文字體應優先采用加黑的華文中宋、宋體、楷體等字體。
盡可能使字號足夠大，大標題、小標題、正文的字號要依次減小。標題部分的字號應大于32號字，正文的字號應不小于24號，否則很難被所有聽眾清楚地閱讀。特殊情況下可用小于24號的文字(如引用的文獻、不希望喧賓奪主的解釋性文字等)。
為方便圖表的增減或順序調整，圖表不宜編號，只須給出標題和必要的解釋說明即可。
