摘要：只有通過各種形式的開發(fā)利用使檔案信息同科研生產(chǎn)的實(shí)踐結(jié)合起來，把檔案潛在的價值和作用發(fā)揮出來，檔案事業(yè)才能夠得得到較好的發(fā)展。

　　關(guān)鍵詞：建設(shè)項(xiàng)目檔案,企業(yè)發(fā)展,作用

　　根據(jù)《國家重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》關(guān)于“項(xiàng)目檔案驗(yàn)收是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的重要組成部分，未經(jīng)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收或項(xiàng)目檔案驗(yàn)收不合格的建設(shè)項(xiàng)目，不得進(jìn)行或通過整個建設(shè)項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收”的有關(guān)規(guī)定，項(xiàng)目檔案驗(yàn)收對整個工程項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收具有一票否決權(quán)，充分體現(xiàn)了項(xiàng)目檔案在建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收中的重要性。此外，檔案對建設(shè)項(xiàng)目日后的管理、使用、維護(hù)、改建、擴(kuò)建、技改有著十分重要的作用，檔案收集不齊全、整理不規(guī)范、保管不安全都會直接影響建設(shè)項(xiàng)目發(fā)揮最大效益。

　　一、建設(shè)項(xiàng)目檔案在企業(yè)發(fā)展中的作用

　　1.美國Bricsnet.com公司的統(tǒng)計數(shù)據(jù)：項(xiàng)目建設(shè)成本的3-5%是由可以避免的錯誤所引起的，其中30%則是因?yàn)椴捎昧瞬粶?zhǔn)確或過期的圖紙所直接造成。檔案管理是項(xiàng)目管理不可缺少的一個環(huán)節(jié)，是項(xiàng)目管理的一個手段。我國在項(xiàng)目建設(shè)過程中，目前普遍存在重建設(shè)、輕管理、重技術(shù)、輕檔案的現(xiàn)象，從管理者到檔案管理人員檔案管理意識欠缺，已成為項(xiàng)目管理中的薄弱環(huán)節(jié)。

　　2.設(shè)計圖紙、設(shè)計變更、竣工圖紙等是項(xiàng)目維護(hù)的依據(jù)。從監(jiān)管的角度來分析：沒有檔案無法監(jiān)管;沒有完全、有效、真實(shí)的檔案，就無法實(shí)現(xiàn)我們所期望的監(jiān)管成效。項(xiàng)目建設(shè)的業(yè)主負(fù)責(zé)制度、監(jiān)理制度和監(jiān)督制度都是為了保證項(xiàng)目工程質(zhì)量而建立的，無論是業(yè)主招投標(biāo)和建設(shè)管理，還是施工單位的施工活動、監(jiān)理單位的監(jiān)理活動、或者是監(jiān)督單位的監(jiān)督活動，其執(zhí)行過程都必須以活動中的記錄文件為依據(jù)。施工單位和監(jiān)理單位記錄文件的準(zhǔn)確性、完整性和真實(shí)性會直接影響到監(jiān)督活動的判斷，設(shè)計單位、施工單位、監(jiān)理單位記錄文件的準(zhǔn)確性、完整性和真實(shí)性會直接影響到監(jiān)督活動的判斷，設(shè)計單位、施工單位、監(jiān)理單位提供完整、準(zhǔn)確、有效的驗(yàn)收資料是開始交(竣)工驗(yàn)收的前提條件。

　　3.檔案工作對企業(yè)保護(hù)知識產(chǎn)權(quán)、維護(hù)合法權(quán)益起著主導(dǎo)性作用。企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)包括專利權(quán)、商標(biāo)權(quán)、著作權(quán)及商業(yè)秘密等，是企業(yè)知識創(chuàng)新的成果，是企業(yè)重要的無形資產(chǎn)和核心知識資本。企業(yè)檔案真實(shí)記錄了企業(yè)進(jìn)行知識創(chuàng)新的過程、內(nèi)容、結(jié)果，是企業(yè)擁有某一知識產(chǎn)權(quán)的法律憑證，當(dāng)發(fā)生知識產(chǎn)權(quán)糾紛時，檔案能起到至關(guān)重要的作用，是企業(yè)保護(hù)知識產(chǎn)權(quán)的有力武器。企業(yè)在經(jīng)濟(jì)運(yùn)作之中難免要發(fā)生各種糾紛，且以經(jīng)濟(jì)債務(wù)糾紛與侵權(quán)糾紛居多。企業(yè)要想減少經(jīng)濟(jì)運(yùn)作中的麻煩與損失，勝券在握，就得在日常經(jīng)營管理中謹(jǐn)慎、細(xì)致地保存好較為翔實(shí)完整的企業(yè)檔案做證據(jù)，供起訴、應(yīng)訴之用，這樣才能在經(jīng)濟(jì)糾紛中立于不敗之地。

　　4.企業(yè)檔案管理對于企業(yè)文化建設(shè)有著十分重要的作用，表現(xiàn)在檔案能夠真實(shí)地記錄企業(yè)文化以及企業(yè)發(fā)展過程中的點(diǎn)點(diǎn)滴滴和對企業(yè)文化的歸納、梳理。企業(yè)檔案管理對于企業(yè)文化的記錄不是一種簡單的記錄，而是通過分類與分析使員工和領(lǐng)導(dǎo)能更好地認(rèn)清公司的文化建設(shè)成就與不足。同時，通過檔案管理員的梳理和價值判斷，可以“留其精華，去其糟粕”，從而更好地服務(wù)于公司的發(fā)展倡議。

　　5.一個企業(yè)從創(chuàng)立到發(fā)展，涉及到科技圖紙、文件文書、財務(wù)報表、人事資料、信用憑證、科技成果等大量資料，包括文件、圖片、錄音和錄像和實(shí)物等等。將這些資料整理保存起來并加以利用就是檔案管理。市場經(jīng)濟(jì)時代企業(yè)家決策要根據(jù)各種資料、數(shù)據(jù)、信息，搞好企業(yè)需要匯集各方面信息，對決策而言，信息與人才、資金同等重要，有時甚至更重要。沒有資料管理、數(shù)字管理、信息管理，就無法在瞬息萬變的市場中捕捉機(jī)會。

　　二、發(fā)揮檔案的功能和作用的幾點(diǎn)做法

　　1、加強(qiáng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理制度建設(shè)

　　制度建設(shè)是根本，沒有一套切實(shí)可行的檔案管理制度作保證，檔案管理工作將無所適從。檔案工作建設(shè)項(xiàng)目由于規(guī)模大、工期長、形成材料多，特別是由于其所涉及的單位和環(huán)節(jié)眾多，所以要想在建設(shè)項(xiàng)目檔案管理中做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，僅靠檔案管理部門或建設(shè)項(xiàng)目管理部門少數(shù)幾個人的力量是根本辦不到的。因此，加強(qiáng)和完善有關(guān)的制度建設(shè)，使其成為工程項(xiàng)目建設(shè)人員和施工人員特別是工程技術(shù)人員自覺遵守的準(zhǔn)則，才能使建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作規(guī)范化、科學(xué)化、效率化得到根本保障。

　　2.加強(qiáng)對建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)

　　基本建設(shè)項(xiàng)目檔案涉及方方面面的工作，貫穿工程全過程，做好檔案工作不只是檔案人員的事情，大量檔案往往產(chǎn)生于工程的管理者、技術(shù)人員和施工人員手中，因此必須有強(qiáng)有力的組織保證，以協(xié)調(diào)各方力量，做到密切配合，相互支持，共同做好檔案工作。要成立建設(shè)項(xiàng)目檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，建立建設(shè)項(xiàng)目檔案工作人員網(wǎng)絡(luò)體系，明確每人的工作職責(zé)，加強(qiáng)考核，建立健全項(xiàng)目檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度，建立切合實(shí)際的項(xiàng)目檔案工作管理體制和工作程序。工程項(xiàng)目從立項(xiàng)開始，主管領(lǐng)導(dǎo)就要指定專人負(fù)責(zé)文件、圖紙、計算數(shù)據(jù)、聲像記錄等資料的收集、管理工作，制定明確的崗位責(zé)任，進(jìn)行考核并與獎懲掛鉤。

　　3要確保項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和及時、規(guī)范

　　首先要保證配置所需資源(人、財、物、權(quán))，把檔案管理的要求與措施貫穿于項(xiàng)目建設(shè)的全過程，并與之同步實(shí)施。要充分發(fā)揮監(jiān)理單位的作用(監(jiān)理合同增加對設(shè)計、施工單位歸檔文件的審核責(zé)任)。監(jiān)理單位在做好自身文件材料的收集、整理、移交工作的同時，對施工單位文件材料的形成情況進(jìn)行質(zhì)量檢查把關(guān)，在控制節(jié)點(diǎn)進(jìn)行審核、簽署，發(fā)現(xiàn)問題及時令其整改。將檔案管理真正納入項(xiàng)目管理流程，與程序捆綁，實(shí)行節(jié)點(diǎn)控制。

　　4.加強(qiáng)項(xiàng)目檔案的安全管理

　　項(xiàng)目檔案是項(xiàng)目建設(shè)、管理過程中形成的，具有保存價值的各種形式的歷史記錄，包括建設(shè)項(xiàng)目從提出立項(xiàng)到建成投產(chǎn)全過程中形成的應(yīng)歸檔的各類文字、圖紙、圖表、計算材料和聲像材料。因此，檔案的安全管理就成為檔案管理的重中之重。根據(jù)《國家重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》，建設(shè)項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收內(nèi)容中就包括項(xiàng)目檔案的安全狀況。從以往工程項(xiàng)目檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)看，實(shí)現(xiàn)檔案安全管理，就必須在軟硬件兩個方面下功夫。在硬件方面，要求工程項(xiàng)目建設(shè)單位，提供符合要求的檔案庫房并根據(jù)外部環(huán)境具體情況配備齊全的相關(guān)設(shè)備。尤其在防火、防盜、防震、防濕、防干燥等方面要達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)。在軟件方面，要求各參建單位加強(qiáng)檔案的收集、整理、審核、歸檔、報送、使用等各環(huán)節(jié)的管理，做到不毀、不丟、不錯、不漏、不亂。

　　5.做好工程項(xiàng)目檔案驗(yàn)收工作

　　做好項(xiàng)目檔案驗(yàn)收工作是保證項(xiàng)目檔案質(zhì)量的重要步驟。在正式驗(yàn)收前，要組織預(yù)驗(yàn)收小組，按照國家檔案局的有關(guān)規(guī)定和要求，認(rèn)認(rèn)真真地進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時查缺補(bǔ)漏，糾錯改誤。項(xiàng)目檔案驗(yàn)收時抽查重點(diǎn)為項(xiàng)目前期管理性文件、竣工文件、隱蔽工程文件、質(zhì)檢文件、重要合同、協(xié)議等。項(xiàng)目建設(shè)單位一定要把項(xiàng)目文件材料的收集、整理和歸檔納入合同管理，采取有力控制措施，明確要求各有關(guān)單位，及時收集項(xiàng)目建設(shè)有關(guān)文件材料。根據(jù)近年項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的工作經(jīng)驗(yàn)，一些重要的聲像材料，如項(xiàng)目開、竣工儀式的照片、錄音(像)帶等也是收集的難點(diǎn)。另外，竣工圖章的簽署也是不容忽視的，在實(shí)際工作中竣工圖好多是從施工圖直接轉(zhuǎn)化而來的，沒有經(jīng)過任何改變，所以有的單位就把施工圖作為竣工圖保存了，這里要強(qiáng)調(diào)的是，施工圖可以作為竣工圖保存，但必須要加蓋并完備簽署竣工圖章，否則施工圖就不能作為竣工圖來保存。

　　三、結(jié)語

　　總而言之，檔案是企業(yè)寶貴的信息資源，在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動中的作用是客觀存在的，因此，我們要積極地開發(fā)利用。要把檔案管理與現(xiàn)代信息技術(shù)相結(jié)合，通過辦公自動化、管理信息系統(tǒng)、客戶關(guān)系管理、供應(yīng)鏈管理、企業(yè)資源計劃等應(yīng)用系統(tǒng)，加快信息化進(jìn)程，充分發(fā)揮檔案的功能和作用。