企業(yè)管理長公文管理的主要作用和制度有什么新的管理方針呢，要如何來促使現(xiàn)代企業(yè)管理新發(fā)展格式呢?本文是一篇企業(yè)管理論文。在企業(yè)內(nèi)部，不同的文件資料的保密性質(zhì)不同，其中的絕密公文、機密公文和秘密公文都屬于嚴格保密的范圍，可以閱讀的群體屬于公司內(nèi)部中極少數(shù)的人員。在這些秘密公文中，大多涉及企業(yè)的機密和核心，一旦泄露，可能會給企業(yè)造成嚴重的不良影響和危害。但在該企業(yè)中，對該類文件資料的保密力度不夠，對文件閱讀群體的范圍把握不清楚，常會出現(xiàn)機密文件被普通人員所閱讀的現(xiàn)象。其他還有三類公文類型，分別為內(nèi)部公文、國內(nèi)公文和公開公文。

　　摘要：隨著經(jīng)濟的發(fā)展和科技的進步，各企業(yè)間的交流與合作逐步加強，辦公室工作作為企業(yè)內(nèi)部一項主要的日常工作，是企業(yè)工作中不可或缺的助手，也是企業(yè)之間相互聯(lián)系的重要紐帶。辦公室文書工作的質(zhì)量和速度直接關(guān)系到辦公室工作的效率和質(zhì)量，因此，必須做好公文管理與保密工作。本文將從當前公文管理的現(xiàn)狀為角度出發(fā)，探討在現(xiàn)代企業(yè)管理制度下，如何做好公文管理與保密工作。

　　關(guān)鍵詞：公文管理,企業(yè)管理,工商管理論文

　　一、公文管理與保密工作的概述、重要性及特點

　　1、公文管理與保密工作的概述和重要性

　　公文主要是在企業(yè)內(nèi)部、企業(yè)之間的相互交流與工作中形成的一種文字材料，在當前的企業(yè)工作中被廣泛使用，是企業(yè)內(nèi)部、企業(yè)之間用來傳達命令、表達意圖、聯(lián)系工作、處理問題的重要的文字依據(jù)，是企業(yè)的一項非常重要的日常工作。

　　論文選自：《吉林工商學(xué)院學(xué)報》，《吉林工商學(xué)院學(xué)報》1985年創(chuàng)刊，以質(zhì)量選稿,特別歡迎具有前瞻性、創(chuàng)見性、對實踐有指導(dǎo)意義的理論研究成果。

　　公文管理與保密工作作為其中一項重要的內(nèi)容，也是整個公文工作的核心與關(guān)鍵。公文管理與保密工作，發(fā)揮著企業(yè)章程的規(guī)范作用，在書面形式上具有極強的領(lǐng)導(dǎo)作用，能加強企業(yè)之間、企業(yè)內(nèi)部之間的聯(lián)系，有效地傳達信息，是企業(yè)相關(guān)規(guī)范的重要憑證和記載工具。因此，企業(yè)及文書工作人員必須要充分認識到公文管理與保密工作的重要性，做好公文管理與保密工作，不斷完善該環(huán)節(jié)，提高企業(yè)工作的效率和質(zhì)量。

　　2、公文管理與保密工作的特點

　　第一，公文管理與保密工作具有較強的法定性。對于企業(yè)的公文管理與保密工作，必須要有法定的權(quán)威和效用，所做出的文書必須有明確的簽章，符合文書特有的結(jié)構(gòu)。從文書的機密性質(zhì)來講，企業(yè)公文分為保密文件、內(nèi)部文件和對外公布的文件，針對不同的文件類型，應(yīng)該制定不同的保密措施，嚴格遵循企業(yè)公文的等級劃分類型，做好公文管理與保密工作。

　　第二，公文管理與保密工作具有廣泛的使用性。由于公文管理工作和保密工作是企業(yè)日常運行中的一項重要工作，因此，被廣泛應(yīng)用到企業(yè)運行的各個環(huán)節(jié)，是企業(yè)成立與發(fā)展必不可少的重要舉措。

　　第三，公文管理與保密工作具有嚴格的規(guī)范性。對于公務(wù)管理來講，必須形成嚴格的規(guī)范體系。首先對于公文撰寫方面必須嚴格要求，要準確地把握實際，簡明扼要地傳達信息，及時有效地進行收發(fā)，而且要符合規(guī)定的格式要求，在撰寫完畢后，要進行嚴格規(guī)范的備案、傳閱、歸檔以及檢閱和收發(fā)等工作。對于保密工作來講，更要求要具有嚴格的規(guī)范性。由于公文工作的環(huán)節(jié)眾多，因此，泄密的可能性就進一步增強，因此，保密工作必須有嚴格的規(guī)范，做好每一個環(huán)節(jié)的保密工作，防止企業(yè)的機密信息流失，造成企業(yè)損失。

　　第四，公文管理與保密工作具有較強的時效性。企業(yè)處于不斷變化與發(fā)展的狀態(tài)，因此，公文管理與保密工作必須及時、有效地進行，不能有拖拉和積壓的現(xiàn)象出現(xiàn)，造成文件傳達出現(xiàn)滯后現(xiàn)象，從而導(dǎo)致企業(yè)的工作效率和工作質(zhì)量的降低。

　　二、公文管理與保密工作的現(xiàn)狀

　　公文管理與保密工作對企業(yè)的發(fā)展具有十分重要的作用，因此，必須做好公文管理與保密工作。然而，當前在一些企業(yè)中，在公文管理與保密工作中存在許多問題。下面，將以某企業(yè)為例，進行說明。具體如下：

　　1、職責劃分不清

　　由于在公文管理過程中所涉及的環(huán)節(jié)過多，造成了公文管理過程中出現(xiàn)職責混亂的現(xiàn)象，造成職責濫用，有的環(huán)節(jié)多個人負責，有的環(huán)節(jié)則出現(xiàn)無人監(jiān)管，使企業(yè)的工作效率和工作質(zhì)量嚴重降低。例如，在該企業(yè)中，相關(guān)的檢查和監(jiān)督體系人員安排較少，造成員工可以隨意查閱文件，對公文的保密環(huán)節(jié)的人員安排不合理，存在泄密的潛在危險。

　　2、公文管理體系不健全

　　公文管理體制主要是通過一系列的程序相互配合和連接，在文書的擬制和管理的工作當中發(fā)揮重要作用。例如在該企業(yè)中，主要包括了文件的收發(fā)、分送以及相關(guān)的登記，文件的擬辦和承辦，以及相關(guān)的催辦，會議電話的記錄和整理工作，文件材料的歸卷、調(diào)閱和整理工作。但是，在該企業(yè)中，缺少了文件的制作和核對檢查階段，使一些文件資料的記載出現(xiàn)錯誤，對之后的查閱造成巨大的困擾，在會議電話的記錄和整理環(huán)節(jié)常出現(xiàn)缺失的現(xiàn)象，或者對有關(guān)內(nèi)容記錄不準確，造成關(guān)鍵信息的丟失，嚴重損害企業(yè)的利益。這些都屬于公文管理體制的內(nèi)容，因此，當前的公文管理體系不健全，有待進一步完善。

　　3、保密力度不夠

　　對于內(nèi)部公文，所閱讀的群體范圍只能是本企業(yè)內(nèi)部的工作人員，對于國內(nèi)公文和公開公文，所相關(guān)的保密力度就有所降低。該企業(yè)對各類公文的保密力度不夠，是企業(yè)發(fā)展?jié)撛诘木薮箅[患，嚴重影響企業(yè)的工作效率和質(zhì)量。

　　在國內(nèi)發(fā)生過的巨大信息泄露案，直接導(dǎo)致國家機密大量流失。最后，經(jīng)過不斷的深入探討和研究，最終發(fā)展，造成信息泄露的原因是因為該國家機關(guān)保密措施不嚴密，保密力度不夠，最終導(dǎo)致機密外泄，給國家造成了巨大損失。該案例應(yīng)該引起各大企業(yè)的足夠重視。

　　4、公文歸檔制度不完善

　　通過公文歸檔制度，能夠方便企業(yè)在日后進行查找和翻閱。有效的公文歸檔制度，能夠節(jié)省很多時間，在大量的不同文件資料中迅速查找到所要找的公文。然而在當前的企業(yè)內(nèi)，對于歸檔制度沒有嚴格的規(guī)范要求，對文件的標記不準確，造成有的公文無法歸類，公文關(guān)鍵信息的缺失。

　　5、公文管理與保密工作存在問題

　　公文工作的基本要求要求公文必須及時、迅速的制作和傳達，堅決反對拖拉和積壓現(xiàn)象。對于公文制作必須準確、周密，堅決不收發(fā)質(zhì)量不合格的公文。然而，在當前的企業(yè)中，很多公文都無法按照該標準來制作和收發(fā)，大量的公文格式不合格，嚴重降低企業(yè)的工作質(zhì)量。

　　三、如何完善公文管理與保密工作

　　公文管理與保密工作對于提高企業(yè)的工作效率和質(zhì)量具有極其重要的作用，因此，必須實施有效措施，完善公文管理與保密工作，促進企業(yè)的發(fā)展。下文將通過對某企業(yè)在該方面的有力措施進行分析和總結(jié)，具體措施如下：

　　1、充分認識到公文管理與保密工作重要性

　　首先，必須使企業(yè)與相關(guān)的工作人員認識到公文管理與保密工作的重要性。該企業(yè)在日常的工作中做好強調(diào)和宣傳工作，增強員工對該類工作的意識，從而貫徹到自己的日常行為工作中。在該企業(yè)中，開設(shè)了相關(guān)的宣傳課程，在課程中加大宣傳工作，不斷增強企業(yè)員工的管理與保密意識，自覺遵守相關(guān)的規(guī)范，促進企業(yè)工作效率與質(zhì)量的提高。

　　2、提高公文管理與保密人員的素質(zhì)和能力

　　公文管理與保密工作需要相關(guān)的從業(yè)人員具有較高的專業(yè)素養(yǎng)和個人修養(yǎng)，對于如何提高公文管理與保密工作人員的素質(zhì)與能力，該企業(yè)主要從以下兩個方面著手，具體包括：第一方面，加強該類人員的選拔，嚴格選拔程序和相關(guān)規(guī)范，對該類人才提出更高的專業(yè)要求，在該企業(yè)中，當前想要報考該類工作的人員要求，必須要進行過系統(tǒng)的公文管理專業(yè)的學(xué)習，具有過硬的專業(yè)知識的優(yōu)秀人才具有優(yōu)先錄用的資格。同時，在人才選拔方面，注重對人才個人素養(yǎng)的考察，要求相關(guān)的人員能夠保證文件的保密性。另一方面，該企業(yè)注重對該類人才的培養(yǎng)。定期組織相關(guān)工作人員進行培訓(xùn)，不斷完善他們在工作中的工作能力，提高工作修養(yǎng)，在不斷的學(xué)習中提高工作的效率和質(zhì)量，實現(xiàn)不斷的優(yōu)化發(fā)展。

　　3、完善公文管理與保密工作體系

　　在該企業(yè)中，通過不斷的改革與創(chuàng)新，當前建立起相對完善的公文管理與保密工作體系，提高了企業(yè)的工作效率和工作質(zhì)量，具體包括：第一，在管理體制上，建立了完善的分工體制，加強企業(yè)的總體領(lǐng)導(dǎo)，在總的領(lǐng)導(dǎo)下，建立嚴格明確的分工體制，保證每一個環(huán)節(jié)都有工作人員進行負責，建立完善的責任制度，實現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)負責制和個人責任制相結(jié)合的管理體制，促進各個環(huán)節(jié)能夠合理分配、嚴格分工。第二，不斷規(guī)范整個業(yè)務(wù)的流程，從文件的收發(fā)、登記和分送開始，到文件的擬辦和催辦，再到文件的制作和檢查核對，以及對文件資料進行歸卷、調(diào)閱和整理工作都形成了完整的體系，建立起完善的管理業(yè)務(wù)流程，進一步保證每個環(huán)節(jié)的明確分工，使得各個工作人員各司其職。第三，保證企業(yè)不斷給該項領(lǐng)域投入資金，通過建立現(xiàn)代化的信息檢查系統(tǒng)，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化和信息化的管理。例如，在企業(yè)中給相關(guān)員工辦理查閱卡和指紋解鎖閱讀，通過現(xiàn)代化的技術(shù)來高效地進行身份的確認。在大量資金的支持下，保證該類工作能夠快速、高效的積極開展。

　　4、做好公文歸檔工作

　　公文管理與保密工作是文書學(xué)和檔案學(xué)的結(jié)合，公文工作是在企業(yè)日常的工作中形成和使用的文字材料，是對企業(yè)的各類情況的記錄的文字依據(jù)。作為一種穩(wěn)定的文字資料，對日后的查找和翻閱中起到巨大作用，因此為方便日后的工作，必須做好公文的歸檔工作。在企業(yè)日常工作中，通過完善公文的標記措施，對各類公文的標記都要求有嚴格的規(guī)范格式，確切做好該類工作。具體如下：在發(fā)文字號方面，應(yīng)該嚴格按照相應(yīng)規(guī)范要求制作，同時，確定該類公文屬于何種密級等級，根據(jù)不同的密級等級進行歸納整理，在大的方面歸類后，再根據(jù)各個文件的序號進行有效的編排，標注好公文的時效，包括：急件、緊急件、特急件和限時送達的公文，來突出文件的重要性和緊急性。

　　5、正確對待不同公文的保密工作

　　在加強保密工作力度的同時，應(yīng)該正確區(qū)分不同的公文保密級別，根據(jù)不同的公文采取不同的保密措施，實現(xiàn)保密工作的進一步完善。該企業(yè)建立了嚴格的密級保密措施，具體包括：對于絕密公文，因為其具有較高絕密性，因此只有企業(yè)的董事會可以閱讀查看，是屬于企業(yè)內(nèi)部最高的保密公文。對于機密公文，也具有較高的保密性，相對于絕密公文所閱讀的群體稍有擴大，也屬于企業(yè)內(nèi)部嚴格保密的公文。對于秘密公文，可以閱讀的群體屬于企業(yè)的高層管理人員，因此在流通范圍上采取切實的控制和把握。對于內(nèi)部公文，可閱讀的群體范圍更廣，只要保證內(nèi)部公文不向外部流通即可。對于國內(nèi)公文，應(yīng)該保證該類公文不向國外流通，防止信息泄露。對于公開公文，則沒有任何的限制，所有的人都可以進行閱讀和查看，因此對于該類文件只要做好文件的歸案即可。

　　6、建立及時的報告考核制度

　　在該企業(yè)中，建立了及時的報告考核制度。通過對公文資料進行定期的查看和翻閱，及時進行相應(yīng)的匯總，組織報告會，通過這種形式進一步促進該類工作的優(yōu)化發(fā)展，能夠督促相關(guān)工作人員認真工作。同時，建立了嚴格的考核制度，通過對公文管理與保密工作人員的考核，可以促進他們進一步發(fā)展自己，提升個人能力和素質(zhì)，督促工作人員不斷進步，認真嚴謹工作，提高企業(yè)的工作效率和工作質(zhì)量，促進企業(yè)發(fā)展。

　　7、建立有效的公文利用監(jiān)督體制

　　在企業(yè)內(nèi)部加強對公文查找和翻閱的資格的審查，在一定程度上減少企業(yè)信息的泄密現(xiàn)象，在公文流通的范圍內(nèi)，建立可靠的監(jiān)督體制，防止秘密文件、機密文件和絕密文件的信息丟失，建立有效的公文利用監(jiān)督體制，對于企業(yè)的長期發(fā)展非常有必要。此外，應(yīng)注重有大量的資金做支撐，加強引入高科技設(shè)備，采用實名制閱讀，通過給每個員工配備一卡通等高科技設(shè)備，對閱讀對象有要求的公文，能夠在最大程度上保證公文的機密性。