隨著我國國民經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展,城市建設(shè)步伐不斷加快，各種建設(shè)工程投資力度不斷加大，由此產(chǎn)生的各種工程檔案數(shù)量急劇增加，門類不斷增多。在新的形勢下，城建檔案管理部門如何應(yīng)用法制手段，建立督導(dǎo)體制，加強(qiáng)對工程檔案的工作力度，確保各種工程檔案及時、完整、保質(zhì)保量地歸檔，是擺在城建檔案工作者面前急需解決的問題。
一、 建立工程檔案質(zhì)量督導(dǎo)體制是城建檔案管理法制化的需要。
隨著國務(wù)院《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》的頒布實施，以及國標(biāo)GB/T50328-2001《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》的頒布執(zhí)行，工程檔案的形成出現(xiàn)新的特點(diǎn)。一是檔案內(nèi)容有所增加，如建設(shè)工程招投標(biāo)工作及工程監(jiān)理形成的檔案資料；二是建設(shè)工程檔案歸檔的質(zhì)量要求更加嚴(yán)格，如竣工圖章的內(nèi)容增加監(jiān)理單位的簽章，文字材料的幅面統(tǒng)一為A4，計算機(jī)出圖必須清晰，不得使用復(fù)印件等；三是歸檔的時限縮短，由原來的6個月縮短為3個月，加快了檔案歸檔的工作進(jìn)程。這一系列的變化，說明了城建檔案工作正日漸走上規(guī)范化、法制化的軌道。
長期以來,城建檔案管理部門將業(yè)務(wù)指導(dǎo)作為對外行使管理職能的一項重要手段，它對工程檔案的收集、整理、歸檔及質(zhì)量把關(guān)起到很大的作用。隨著時代的發(fā)展和法制的完善，城建檔案工作應(yīng)與時俱進(jìn)，在原有業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作的基礎(chǔ)上，強(qiáng)化法制的制約手段，突出城建檔案管理部門對工程檔案的監(jiān)督職能，使城建檔案管理部門提前介入，全程監(jiān)督，確保工程檔案及時、完整地歸檔。
加強(qiáng)對工程檔案工作的監(jiān)督是城建檔案管理部門的法定職能。建設(shè)部建辦（2001）103號文《建設(shè)部關(guān)于認(rèn)真貫徹國務(wù)院第279號令和建設(shè)部第78號令切實加強(qiáng)工程檔案管理工作的通知》中指出，“城建檔案管理部門要加強(qiáng)對工程檔案工作的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)”，在2002年5月1日實施的中華人民共和國國家標(biāo)準(zhǔn)GB/T50328-2001《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》中以國標(biāo)的形式指出“城建檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)對工程文件的立卷歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)”，這些規(guī)章制度都十分強(qiáng)調(diào)城建檔案管理部門的監(jiān)督職能。因此，城建檔案管理部門對監(jiān)督職能的行使不僅是自身工作所必需的，而且是法定職能，是建設(shè)行政主管部門賦予的職責(zé)。將監(jiān)督、檢查及業(yè)務(wù)指導(dǎo)三者有機(jī)結(jié)合起來，以制度的形式加以確定，建立城建檔案管理部門的督導(dǎo)體制，將使我們真正地?fù)碛心軓墓こ涛募Y料到形成檔案歸檔這一全過程的質(zhì)量控制手段。
二、 建設(shè)工程檔案督導(dǎo)體制的建立
建設(shè)工程檔案督導(dǎo)體制是一種建立在已有的業(yè)務(wù)指導(dǎo)的基礎(chǔ)上，強(qiáng)化了城建檔案管理機(jī)構(gòu)的監(jiān)督、檢查職能，符合工程檔案產(chǎn)生和形成規(guī)律的新型的城建檔案工作體制。相對于業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作而言，督導(dǎo)是指導(dǎo)工作的保障，指導(dǎo)是督導(dǎo)工作的基礎(chǔ)，它們的目的是一致的，但兩者又是圍繞著一個目的而展開的兩種不同性質(zhì)的工作。督導(dǎo)具有很強(qiáng)的制約性，它依照國家有關(guān)城建檔案工作的法律法規(guī)，來監(jiān)督、檢查建設(shè)、施工、質(zhì)監(jiān)等部門的城建檔案工作。而業(yè)務(wù)指導(dǎo)是針對城建檔案工作實踐中遇到的具體業(yè)務(wù)、技術(shù)性問題進(jìn)行答疑和咨詢，介紹工作經(jīng)驗，做出業(yè)務(wù)示范，提出指導(dǎo)意見，供指導(dǎo)對象參考、學(xué)習(xí)，業(yè)務(wù)指導(dǎo)不具有強(qiáng)制性質(zhì)。
建立工程檔案督導(dǎo)體制是城建檔案工作法制化的一種新的嘗試，它可以借鑒和吸收工程質(zhì)量監(jiān)督和監(jiān)理工作中的一些好的經(jīng)驗，用好用足現(xiàn)有的法律法規(guī)，細(xì)化工作內(nèi)容和工作規(guī)范，制訂工程檔案監(jiān)督檢查的具體規(guī)章制度，并結(jié)合行政執(zhí)法手段，對業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的監(jiān)督對象的檔案工作提前介入，全程跟蹤，定期檢查，及時糾偏。
三、 工程檔案督導(dǎo)工作的主要內(nèi)容
工程檔案質(zhì)量的督導(dǎo)應(yīng)從兩方面入手，一是對工程檔案的前身即工程文件材料的形成過程進(jìn)行督導(dǎo)，二是對工程檔案案卷整理質(zhì)量的督導(dǎo)。
建設(shè)工程文件材料是在工程項目建設(shè)過中產(chǎn)生的，而且其形成時間貫穿于工程的整個過程，涉及的文件形成單位主要有項目審批、參與建設(shè)的單位。當(dāng)然，在管理類文件中有一些是政府行政部門的審批文件，由于其一般都遵循了機(jī)關(guān)文書工作的規(guī)定，這一部分文件材料的形成的程序較為規(guī)范,質(zhì)量相對穩(wěn)定。就目前的實際情況而言，督導(dǎo)工作的重心主要是施工過程中形成的內(nèi)業(yè)文件。內(nèi)業(yè)文件的形成涉及到建設(shè)、監(jiān)理、施工、勘察、設(shè)計、材料檢測、質(zhì)量監(jiān)督等各參建單位。如“隱蔽工程驗收記錄”這份內(nèi)業(yè)文件，需建設(shè)、監(jiān)理、施工、質(zhì)監(jiān)等有關(guān)人員的簽字才能生效；各類建材需要出廠合格證及現(xiàn)場抽樣送交有資質(zhì)的材料檢測部門進(jìn)行試驗，出具試驗報告，這樣才符合質(zhì)檢要求。因此，對工程文件材料的質(zhì)量進(jìn)行督導(dǎo)，除了城建檔案工作人員本身起的主導(dǎo)作用外，還需以上各參建單位人員的參與協(xié)作。
在督導(dǎo)的工作內(nèi)容中，城建檔案管理部門應(yīng)把重點(diǎn)放在工程檔案的系統(tǒng)性、完整性、真實性，即根據(jù)國標(biāo)GB/50328-2001中制訂的工程檔案的歸檔范圍進(jìn)行督導(dǎo)。由于城建檔案工作人員不能象施工、監(jiān)理等參建單位那樣常駐施工現(xiàn)場，施工、監(jiān)理等參建單位人員有責(zé)任也有義務(wù)確保工程檔案的完整、真實、準(zhǔn)確，因此，必須建立相關(guān)的制度，采取一些強(qiáng)制性措施，來保證工程檔案的真實、準(zhǔn)確，使進(jìn)館的工程檔案有較高的可信度。例如，泉州市城建檔案館根據(jù)國標(biāo)GB/50328-2001中制訂的竣工圖章的樣式，以泉州市建設(shè)局泉建辦（2002）17號文要求工程參建單位有關(guān)責(zé)任人的簽字及單位蓋章應(yīng)同時向市城建檔案館備案，通過實施這一強(qiáng)制性措施，扼住了施工單位長期以來由他人代為簽字的惡習(xí)，增強(qiáng)有關(guān)責(zé)任人的工作責(zé)任心，提高工程檔案的可信度。
工程檔案質(zhì)量的督導(dǎo)的另一個內(nèi)容是案卷的整理質(zhì)量。案卷的整理質(zhì)量的好壞對檔案的歸檔、提供利用及以后數(shù)據(jù)庫的建立會產(chǎn)生很大的影響。在監(jiān)督檢查中，應(yīng)注意是否依照建設(shè)部《城市建設(shè)檔案案卷質(zhì)量規(guī)定》來進(jìn)行整理，檢查文件的書寫用紙規(guī)格及竣工圖的圖幅格式是否符合標(biāo)準(zhǔn)，工程文件中是否用了紅墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、鉛筆等不耐久字跡進(jìn)行書寫，這些不符合規(guī)范要求的因素減少到最小的程度。要求報送電子文件的，還要檢查電子文件的格式是否有效，與數(shù)據(jù)庫的文件格式是否匹配。
要把建設(shè)工程檔案的督導(dǎo)工作落實得更為透徹，還須建立一套工程檔案質(zhì)量評定體系，依照建設(shè)部《城市建設(shè)檔案案卷質(zhì)量規(guī)定》，將工程文件材料的質(zhì)量要求細(xì)化，制訂出科學(xué)的工程文件材料評定標(biāo)準(zhǔn)，對建設(shè)單位移交的工程檔案的質(zhì)量作出客觀準(zhǔn)確的等級評定，從而督促各建設(shè)單位檔案工作人員認(rèn)真做好檔案工作，促使工程檔案案卷總體質(zhì)量的提高。
建立城建檔案的督導(dǎo)體制，是城建檔案工作走上規(guī)范化、法制化道路的一個重要的環(huán)節(jié)，在全社會大力倡導(dǎo)依法行政的今天，城建檔案工作者們應(yīng)勇立潮頭，大膽創(chuàng)新，開拓進(jìn)取，去迎接時代的挑戰(zhàn)。